5. กู้คืนข้อมูล

อัพเดทแล้ว2010

แนวทางนี้ไม่ได้รับการตรวจสอบแล้ว

วิธีการใหม่ๆ ในการเก็บรักษาหรือถ่ายโอนข้อมูลดิจิทัลมีแนวโน้มที่จะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสูญหาย ถูกหยิบฉวย หรือถูกทำลาย งานที่ใช้เวลาทำมานานหลายปีอาจสูญหายในพริบตาด้วยสาเหตุต่างๆ เช่น การโจรกรรม ความประมาทเพียงเสี้ยววินาที การยึดฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ หรือเพียงแค่ความไม่เสถียรของเทคโนโลยีเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัลในตัวมันเอง มักมีคำกล่าวโดยทั่วไปจากเหล่าผู้ให้บริการช่วยเหลือทางคอมพิวเตอร์มืออาชีพว่า "คำถามไม่ใช่ว่าข้อมูลของคุณจะสูญหายหรือไม่ แต่เป็นคำถามที่ว่าข้อมูลเหล่านั้นจะสูญหายไปเมื่อใด" ดังนั้น เมื่อมันเกิดขึ้น การที่คุณจะมีข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดสำรองไว้และมีเครื่องมือกู้ข้อมูลที่ผ่านการทดสอบอย่างดีไว้อยู่แล้วจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ปกติแล้ววันที่คุณจะนึกถึงความสำคัญของการสำรองข้อมูลก็มักจะเป็นวันที่คุณต้องการที่จะมีสำรองข้อมูลไว้ใช้เสมอ

ถึงแม้ว่าการสำรองข้อมูลจะเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สุดของการรักษาความปลอดภัยทางคอมพิวเตอร์ การกำหนดนโยบายการสำรองข้อมูลนั้นไม่ได้เรียบง่ายอย่างที่คิด อาจจะมีอุปสรรคที่สำคัญในการวางแผนสำรองข้อมูลด้วยเหตุผลหลายประการ ได่แก่ ความต้องการเก็บรักษาข้อมูลต้นฉบับและข้อมูลสำรองไว้ในที่ตั้งทางกายภาพที่ต่างกัน ความสำคัญในการเก็บข้อมูลสำรองให้เป็นความลับ อุปสรรคในการประสานงานระหว่างผู้คนต่างๆ ซึ่งใช้ข้อมูลร่วมกันผ่านอุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบพกพาของตนเอง นอกจากกลวิธีสำรองข้อมูล และการกู้ข้อมูล บทนี้จะได้กล่าวถึงเครื่องมือสองเครื่องมือ คือโคเบียน แบ็คอัป (Cobian Backup) และรีคิววา (Recuva)

สถานการณ์ภูมิหลัง

:Snippet

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ในบทนี้

  • วิธีจัดระเบียบและสำรองข้อมูลของคุณ
  • ควรเก็บรักษาข้อมูลสำรองไว้ที่ไหน
  • วิธีจัดการข้อมูลสำรองคุณอย่างปลอดภัย
  • วิธีกู้ไฟล์ที่ถูกลบโดยบังเอิญกลับคืนมา

วิเคราะห์และจัดระเบียบข้อมูล

ในขณะที่เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องดำเนินการป้องกันหายนะที่อาจเกิดขึ้นด้วยการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณนั้นมีความปลอดภัยทางกายภาพ ปราศจากมัลแวร์ และได้รับการปกป้องอย่างดีด้วยไฟร์วอลล์ มีรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง แต่เท่านั้นก็ยังไม่เพียงพอ มีอีกหลายอย่างที่อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ รวมถึงการโจมตีของไวรัสนักเจาะระบบ (hackers)ไฟฟ้าลัดวงจร ไฟฟ้ากระชาก น้ำหกใส่ การโจรกรรม การที่เครื่องคอมพิวเตอร์ถูกยึด ปัญหาสภาพความเป็นแม่เหล็กหายไป(demagnetization) ปัญหาระบบปฏิบัติการเสียหาย หรือฮาร์ดแวร์มีปัญหา ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นเพียงปัญหาตัวอย่างเท่านั้น การเตรียมพร้อมรับมือหายนะก็เป็นสิ่งสำคัญมากเท่ากับการป้องกันเช่นกัน

:Snippet

ขั้นแรกของการกำหนด นโยบายการสำรองข้อมูล คือการนึกภาพให้ออกว่าคุณเก็บข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลงานไว้ที่ไหนบ้าง ตัวอย่างเช่น อีเมลของคุณอาจถูกเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการเมล อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือทั้งสองที่ในคราวเดียวกัน และแน่นอนว่าคุณอาจมีบัญชีอีเมลหลายบัญชี แล้วคุณอาจมีเอกสารที่สำคัญหลายฉบับเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ ซึ่งอาจอยู่ที่สำนักงานหรือที่บ้าน อาจมีสมุดบันทึกที่อยู่ บันทึกการสนทนา หรือ การตั้งค่าโปรแกรมส่วนตัวไว้ และก็เป็นไปได้ที่ข้อมูลบางอย่างอาจถูกเก็บไว้ในสื่อที่เคลื่อนย้ายได้เช่นกัน แฟลชไดรฟ์ ฮาร์ดไดรฟ์ที่เคลื่อนย้ายได้ ซีดี ดีวีดี หรือ ฟล็อปปี้ดิสก์รุ่นเก่า โทรศัพท์มือถือที่มีรายชื่อ ข้อความสั้นที่สำคัญเก็บไว้ด้วย ถ้าคุณมีเว็บไซต์ เว็บไซต์นั้นอาจมีบทความจำนวนมากที่คุณสะสมมาหลายปี และท้ายสุด อย่าลืมว่าคุณก็มีข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลด้วย เช่น กระดาษสมุดบันทึก ไดอารี่ และจดหมาย

ขั้นต่อไป คุณต้องกำหนดว่าไฟล์ใดเป็น “เอกสารต้นฉบับ(master copies)” และไฟล์ใดเป็นสำเนาสำรองข้อมูล โดยปกติแล้วเอกสารต้นฉบับจะเป็นเอกสารที่มีการอัปเดดล่าสุดเฉพาะไฟล์หรือ ชุดไฟล์รวมกัน และเกี่ยวเนื่องกับเอกสารที่คุณได้แก้ไขเมื่อต้องการอัปเดดเนื้อหา ที่เห็นได้ชัดคือ จะไม่ใช้การแยกประเภทในกรณีที่คุณมีไฟล์เดียว แต่สำหรับข้อมูลบางประเภทแล้วสำคัญมาก เพราะเหตุการณ์เลวร้ายที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ คือ ในกรณีที่แม้จะสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญไว้แล้ว แต่เอกสารต้นฉบับหายไป หรือถูกทำลายก่อนที่จะได้มีการอัปเดดสำเนาสำรองข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ลองจินตนาการว่าคุณเดินทางเป็นเวลาสัปดาห์ และการอัปเดดไฟล์สเปรดชีทที่เก็บไว้ในแฟลชไดรฟ์ของคุณด้วยระหว่างนั้น ลักษณะนี้คุณควรเริ่มมองว่าไฟล์นั้นเป็นเอกสารต้นฉบับ เพราะว่าไฟล์เก่าที่มีการทำสำเนาอัตโนมัติตามระยะเวลาที่เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน ตอนนี้กลายเป็นไฟล์ที่ไร้ประโยชน์ไปแล้ว

ลองเขียนว่าคุณเก็บเอกสารต้นฉบับและสำเนาสำรองข้อมูลดังกล่าวไว้ที่ไหนบ้าง มันจะช่วยแจกแจงความต้องการของคุณและเริ่มที่จะกำหนดนโยบายการสำรองข้อมูลได้ ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างพื้นฐาน แน่นอนว่ารายการของคุณอาจจะยาวกว่านี้และ มี “อุปกรณ์บันทึกข้อมูล” ซึ่งมี “ประเภทของข้อมูล” มากกว่าหนึ่งประเภท และข้อมูลบางประเภทอาจแสดงอยู่ในหลายอุปกรณ์บันทึกข้อมูลก็ได้

ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารต้นฉบับ ฮาร์ดดิสก์ในคอมพิวเตอร์ สำนักงาน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญจำนวนเล็กน้อย เอกสารสำเนา แฟลชไดรฟ์ ตัวเอง
ฐานข้อมูลโปรแกรม (ภาพถ่าย,สมุดบันทึกที่อยู่, ปฏิทิน,ฯลฯ) เอกสารต้นฉบับ ฮาร์ดดิสก์ในคอมพิวเตอร์ สำนักงาน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนเล็กน้อย เอกสารสำเนา ซีดี บ้าน
อีเมลและรายชื่อติดต่อทางอีเมล เอกสารต้นฉบับ บัญชีจีเมล อินเทอร์เน็ต
ข้อความสั้น และรายชื่อติดต่อทางโทรศัพท์ เอกสารต้นฉบับ โทรศัพท์มือถือ ตัวเอง
เอกสารกระดาษ (สัญญา,ใบเรียกเก็บเงิน, ฯลฯ) เอกสารต้นฉบับ ลิ้นชักโต๊ะทำงาน สำนักงาน

จากตารางด้านบน คุณจะเห็นว่า

  • เอกสารที่จะหลงเหลืออยู่ถ้าฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ที่สำนักงานคุณเสียหาย คือ เอกสารสำเนาที่อยู่ใน แฟลชไดรฟ์และแผ่นซีดีที่บ้านคุณ
  • คุณไม่มีสำเนาแบบออฟไลน์ของข้อความหรือบันทึกที่อยู่จากอีเมลเลย ดังนั้นหากคุณลืมรหัสผ่าน (หรือมีใครที่ประสงค์ร้ายเปลี่ยนรหัสผ่านของคุณ) คุณจะเข้าถึงอีเมลไม่ได้อีกต่อไป
  • คุณไม่มีสำเนาข้อมูลใดๆ ไว้ในโทรศัพท์มือถือเลย
  • คุณไม่มีสำเนาข้อมูลใดๆ ไม่ว่าในรูปแบบดิจิทัล หรือเอกสารแบบกระดาษเช่น สัญญา หรือใบเรียกเก็บเงินเลย

กำหนดกลวิธีสำรองข้อมูล

การสำรองข้อมูลทุกประเภทตามรายการด้านบนนั้น คุณต้องผสมผสานซอฟท์แวร์และกระบวนการแก้ปัญหาเข้าด้วยกัน สำคัญมากที่คุณต้องมั่นใจว่า ได้เก็บข้อมูลแต่ละประเภทนั้นไว้ในอย่างน้อยสองสถานที่แยกออกจากกัน

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ให้สำรองข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้โปรแกรมอย่างโคเบียน แบ็คอัป (Cobian backup) ซึ่งจะได้อธิบายในรายละเอียดต่อไปด้านล่างนี้ ให้เก็บข้อมูลสำรองไว้ในสิ่งที่สามารถเคลื่อนย้ายได้เพื่อที่คุณจะสามารถนำกลับไปบ้านหรือไปสถานที่ปลอดภัยอื่นได้ ฮาร์ดดิสก์ภายนอก ซีดี/ดีวีดี หรือแฟลชไดรฟ์ ก็เป็นทางเลือกที่เป็นไปได้ บางคนใช้ซีดี หรือดีวีดีสำหรับการนี้ เนื่องจากความเสี่ยงในการเขียนทับข้อมูลสำรองหรือทำข้อมูลสำรองสูญหายนั้นต่ำกว่า แผ่นซีดีเปล่ามีราคาถูกพอที่จะให้คุณสามารถใช้แผ่นใหม่ทุก ๆ ครั้งที่ทำการสำรองข้อมูลของคุณ

เนื่องจากข้อมูลประเภทนี้มักจะบรรจุข้อมูลอ่อนไหว จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องปกป้องข้อมูลสำรองของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการเข้ารหัส ซึ่งคุณเรียนรู้วิธีการเข้ารหัสได้ในบทที่ 4: ปกป้องไฟล์ข้อมูลอ่อนไหวในคอมพิวเตอร์ของคุณ และในคู่มือแนะนำการใช้ VeraCrypt

ฐานข้อมูลโปรแกรม - เมื่อคุณหาตำแหน่งที่เก็บฐานข้อมูลโปรแกรมแล้ว คุณสามารถสำรองข้อมูลฐานข้อมูลโปรแกรมได้ในลักษณะเดียวที่ทำกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

อีเมล - แทนที่จะเข้าถึงอีเมลของคุณโดยผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้น คุณควรจะติดตั้งโปรแกรมรับส่งอีเมลอย่างธันเดอร์เบิร์ด (Thunderbird) และปรับแต่งให้มันสามารถที่จะทำงานกับบัญชีอีเมลของคุณ คู่มือแนะนำการใช้ธันเดอร์เบิร์ด ได้อธิบายรายละเอียดในการปรับแต่งไว้ ผู้ให้บริการเว็บเมลเกือบทั้งหมดมีคำแนะนำวิธีการในการที่ใช้โปรแกรมดังกล่าว และหลายครั้งยังบอกวิธีนำเข้า(import) อีเมลเข้าไปในโปรแกรมเหล่านั้น คุณเรียนรู้วิธีนี้ในหัวข้อเอกสารอ่านเพิ่มเติมด้านล่างได้ ถ้าคุณเลือกที่จะย้ายข้อความอีเมลเก่าของคุณลงคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อไม่ให้ข้อความเหล่านั้นถูกเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ (เนื่องจากเหตุผลทางด้านความปลอดภัย) คุณต้องมั่นใจว่าคุณได้รวมข้อความเหล่านั้นไว้ในข้อมูลสำรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้อธิบายไว้ด้านบนแล้วด้วย

ข้อมูลที่อยู่ในโทรศัพท์มือถือ - ในการสำรองหมายเลขโทรศัพท์หรือข้อความสั้นที่อยู่ในโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณเชื่อมต่อโทรศัพท์มือถือเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมได้ ซึ่งโดยทั่วไปหาได้จากเว็บไซต์ของบริษัทที่ผลิตโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณอาจต้องซื้อสาย USB ชนิดพิเศษเพื่อย้ายข้อมูลด้วย

เอกสารกระดาษ - ถ้าเป็นไปได้ คุณควรจะสแกนเอกสารกระดาษที่สำคัญของคุณไว้ทั้งหมด และสำรองข้อมูลควบคู่ไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ดังที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว

ท้ายที่สุด คุณควรจะจัดระเบียบอุปกรณ์บันทึกข้อมูล ประเภทข้อมูล และข้อมูลสำรองไว้ในรูปแบบที่ทำให้ข้อมูลของคุณสามารถทนทานต่อหายนะได้

ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารต้นฉบับ ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ สำนักงาน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารสำเนา ซีดี บ้าน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญอีกจำนวนหนึ่ง เอกสารสำเนา แฟลชไดรฟ์ ตัวเอง
ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
ฐานข้อมูลโปรแกรม เอกสารต้นฉบับ ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ สำนักงาน
ฐานข้อมูลโปรแกรม เอกสารสำเนา ซีดี บ้าน
ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
อีเมล และ ที่อยู่อีเมล เอกสารสำเนา บัญชีจีเมล์t อินเทอร์เน็ต
อีเมล และ ที่อยู่อีเมล เอกสารต้นฉบับ ธันเดอร์เบิร์ดในคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน สำนักงาน
ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ เอกสารต้นฉบับ โทรศัพท์มือถือ ตัวเอง
ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ เอกสารสำเนา ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ สำนักงาน
ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ เอกสารสำเนา ซิมสำรอง บ้าน
ประเภทข้อมูล เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล อุปกรณ์บันทึกข้อมูล สถานที่
เอกสารกระดาษ เอกสารต้นฉบับ ลิ้นชักโต๊ะทำงาน สำนักงาน
เอกสารสแกน เอกสารสำเนา ซีดี บ้าน

:Snippet

สร้างข้อมูลสำรอง

จากข้อมูลหลากหลายประเภทที่อธิบายในที่นี้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เป็นสิ่งที่ผู้คนกังวลมากที่สุด ในตอนสร้างนโยบายการสำรองข้อมูล คำว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นค่อนข้าง กำกวม อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปจะหมายถึงไฟล์ที่คุณติดตามด้วยตนเอง และเป็นไฟล์ที่คุณเปิดด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะด้วยการดับเบิลคลิกหรือใช้แอปพลิเคชัน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หมายความเฉพาะเจาะจงถึง ไฟล์ข้อความ เอกสารจากโปรแกรมเวิร์ด ไฟล์นำเสนองาน ไฟล์พีดีเอฟ และสเปรดชีท เป็นต้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้แตกต่างจากอีเมล เพราะโดยทั่วไปแล้ว เอกสารเหล่านี้ไม่ได้ถูกเก็บสำเนาไว้ทันทีบนอินเทอร์เน็ตอีก เมื่อมีการแก้ไขไฟล์เหมือนกับอีเมล

เมื่อสำรองข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พึงระลึกไว้เสมอว่า ต้องสำรองฐานข้อมูลโปรแกรมด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้แอปพลิเคชันปฏิทิน หรือ สมุดบันทึกที่อยู่ คุณจะต้องหาโฟลเดอร์ที่โปรแกรมเหล่านั้นเก็บข้อมูลเอาไว้ ฐานข้อมูลเหล่านั้นมักจะอยู่ในตำแหน่งเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ซึ่งโดยปกติจะถูกเก็บไว้ภายในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน (My Document) ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ อย่างไรก็ตาม ถ้าไม่เป็นไปตามนี้ คุณควรจะเพิ่มโฟลเดอร์เข้าไปเพื่อให้คุณสามารถสำรองข้อมูลได้สม่ำเสมอ

อีเมลที่เก็บอยู่ในแอปพลิเคชันอย่าง ธันเดอร์เบิร์ด เป็นตัวอย่างพิเศษของฐานข้อมูลโปรแกรม ถ้าคุณใช้โปรแกรมอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่สามารถหรือไม่ต้องการเก็บสำเนาข้อความของคุณไว้บนเซิร์ฟเวอร์ คุณจะต้องมั่นใจว่าฐานข้อมูลอีเมลนี้รวมอยู่ในการสำรองข้อมูลตามปกติของคุณแล้ว คุณอาจเห็นว่าไฟล์ภาพ หรือ วีดีโอ ว่าเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รายการที่อยู่ภายในฐานข้อมูลโปรแกรม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีปฏิสัมพันธ์กับไฟล์เหล่านั้นอย่างไร ถ้าคุณ ตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชันอย่าง วินโดวส์ มีเดีย เพลเยอร์ (Windows Media Player)หรือ ไอจูนส์ (iTunes) นั้นทำงานเหมือนกับฐานข้อมูล ถ้าคุณใช้โปรแกรมแบบนี้ คุณอาจต้องเข้าไปค้นหาที่ฮาร์ดไดรฟ์เพื่อที่จะได้รู้ว่าที่ใดซึ่งโปรแกรมเหล่านั้นเก็บไฟล์มีเดียจริงๆ ไว้ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ได้ช่วยจัดการไว้ให้

อุปกรณ์เก็บข้อมูล

ก่อนที่คุณจะสำรองข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะใช้อุปกรณ์ประเภทใด

แฟลชไดรฟ์ - แฟลชไดรฟ์อาจราคาไม่แพงนัก และบรรจุข้อมูลได้มาก ทั้งยังลบและบันทึกข้อมูลทับได้หลายครั้ง แฟลชไดรฟ์มีอายุการใช้งานที่จำกัด ขึ้นอยู่กับการใช้งานและความถี่ในการใช้งาน แต่โดยทั่วไปประมาณการอายุการใช้งานได้ประมาณ 10 ปี

คอมแพคดิสก์ (ซีดี) ซีดีบรรจุข้อมูลได้ประมาณ 700 เมกาไบต์ (MB) คุณอาจจะต้องใช้ CD burnerและแผ่นดิสก์เปล่าเพื่อสำรองข้อมูลลงบนซีดี ถ้าคุณต้องการลบและอัปเดดไฟล์ข้อมูลที่เก็บอยู่บนซีดี คุณอาจต้องมีโปรแกรมเขียนแผ่นซีดี และแผ่นซีดีที่บันทึกและลบได้หลายครั้ง ระบบปฏิบัติการหลักส่วนใหญ่รวมถึงวินโดวส์เอกซ์พี นั้นมีซอฟท์แวร์เขียนแผ่นซีดี และแผ่นซีดีแบบบันทึกซ้ำได้หลายครั้งติดตั้งมาในตัวอยู่แล้ว แต่พึงระลึกเสมอว่าข้อมูลที่เขียนลงบนแผ่นซีดีจะเริ่มเสื่อมสภาพเมื่อเวลาผ่านไปห้าหรือสิบปี ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลสำรองให้นานกว่านั้น คุณอาจต้องสร้างซีดีขึ้นมาใหม่เป็นคราว ๆ ไป หรือซื้อ ดิสก์ “ที่มีอายุการใช้งานยาว” เป็นพิเศษ หรือใช้วิธีการสำรองข้อมูลแบบอื่นแทน

ดิจิทัล วิดีโอ ดิสก์ (ดีวีดี) - ดีวีดีสามารถเก็บข้อมูลได้ถึง 4.7 กิกาไบต์ (GB) ดีวีดีทำงานคล้ายคลึงกับซีดีแต่อาจต้องใช้กับอุปกรณ์ที่มีราคาแพงกว่าเล็กน้อย คุณจะต้องมี ดีวีดี หรือ ดีวีดี-อาร์ดับบลิว เบิร์นเนอร์ และแผ่นดิสก์ที่เหมาะสม เช่นเดียวกับซีดี ในที่สุดแล้วข้อมูลที่อยู่ในดีวีดีธรรมดาก็จะเริ่มเสื่อมและหายไป

เซิร์ฟเวอร์ทางไกล - เซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลที่มีการบำรุงรักษาอย่างดีอาจมีความสามารถในการจุข้อมูลได้อย่างไม่มีขีดจำกัด แต่ความเร็วและความเสถียรของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณเองจะเป็นตัวตัดสินว่าทางเลือกนี้จะเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้หรือไม่ แต่พึงระลึกเสมอว่าการใช้งานเซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลในสำนักงานของคุณแม้ว่าจะเร็วกว่าการทำสำเนาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต นับว่าเป็นการละเมิดกฎที่ว่าคุณจะต้องเก็บสำเนาข้อมูลสำคัญของคุณไว้ในสถานที่ทางกายภาพสองสถานที่ด้วยกัน มีบริการเก็บข้อมูลโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายอยู่บนอินเทอร์เน็ตเช่นกัน แต่คุณควรจะพิจารณาอย่างระมัดระวังถึงความเสี่ยงในการนำข้อมูลของคุณไปเก็บไว้ออนไลน์ และคุณจะต้องเข้ารหัสข้อมูลสำรองของคุณก่อนอัปโหลดขึ้นไปบนเซิร์ฟเวอร์ที่ดำเนินการโดยองค์กรหรือบุคคลซึ่งคุณไม่รู้จักและเชื่อใจได้ ดูหัวข้อ เอกสารอ่านเพิ่มเติม

###ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล ###

โคเบียน แบ็คอัป (Cobian Backup) เป็นเครื่องมือที่ง่ายสำหรับผู้ใช้ เพราะสามารถตั้งให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ตามตารางที่กำหนดไว้เป็นประจำได้ และตั้งค่าให้รวมเฉพาะไฟล์ที่ได้มีการเปลี่ยนแปลงจากการสำรองข้อมูลครั้งล่าสุดของคุณได้ มันยังสามารถบีบอัดข้อมูลสำรอง และทำให้ขนาดข้อมูลเหล่านั้นเล็กลงได้ด้วย

ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้ โคเบียน แบ็คอัป

ดังที่ได้กล่าวอยู่เสมอว่า การเข้ารหัสไฟล์ข้อมูลสำรองโดยใช้เครื่องมือเช่น VeraCrypt เป็นความคิดที่ดี รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ารหัสสามารถหาอ่านได้ในบทที่ 4: ปกป้องไฟล์ข้อมูลอ่อนไหวในคอมพิวเตอร์ของคุณ.

ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้ VeraCrypt

เมื่อใช้เครื่องมือสำรองข้อมูลเหล่านี้ มีบางอย่างคุณอาจทำได้อีกเพื่อให้ระบบการสำรองข้อมูลทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

  • จัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ พยายามย้ายโฟลเดอร์ทั้งหมดที่บรรจุเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณต้องการที่จะสำรองข้อมูลให้ไปอยู่ในที่หนึ่งที่เดียว เช่น ภายในโฟลเดอร์ My Documents
  • ถ้าคุณมีซอฟท์แวร์ที่เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลแอปพลิเคชัน คุณควรจะหาตำแหน่งของฐานข้อมูลนั้นก่อน ถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่อยู่ในตำแหน่งที่สะดวก ลองดูว่าโปรแกรมยอมให้คุณเลือกตำแหน่งใหม่สำหรับเก็บฐานข้อมูลหรือไม่ ถ้าโปรแกรมยอม คุณใส่ฐานข้อมูลนั้นในโฟลเดอร์เดียวกันกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ของคุณได้
  • สร้างตารางเพื่อการสำรองข้อมูลเป็นประจำ
  • พยายามสร้างกระบวนการให้พนักงานทุกคนในสำนักงานที่ยังไม่มีนโยบายการสำรองข้อมูลที่วางใจได้และปลอดภัย ช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานของคุณให้เข้าใจถึงความสำคัญของประเด็นนี้
  • ต้องแน่ใจว่าได้ทดสอบขั้นตอนการกู้ข้อมูลคืนจากการสำรองข้อมูล จำไว้ว่าในท้ายที่สุดกระบวนการที่เราให้ความใส่ใจคือ กระบวนการกู้คืนข้อมูล ไม่ใช่กระบวนการสำรองข้อมูล
เอลีนา: เอาล่ะ ถ้าอย่างนั้น น้าเข้ารหัสข้อมูลที่สำรองไว้ขณะที่ทำงาน และบันทึกลงแผ่นซีดี ตั้งค่าโคเบียนให้อัปเดดการสำรองข้อมูลของฉันทุกๆ สองสามวัน โต๊ะที่ทำงานมีลิ้นชักที่ใส่กุญแจได้ และน้ากำลังวางแผนว่าจะเก็บซีดีสำรองข้อมูลไว้ในลิ้นชักนั้น จะได้ไม่ทำแผ่นซีดีหายหรือแตกหัก

นิโคไล: แต่ว่าถ้าไฟเกิดไหม้สำนักงานล่ะ? คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน ซีดีสำรองข้อมูล และทุกอย่างไหม้หมด? หรือ จะถ้าเกิดว่าเว็บไซต์ฟอรั่มของน้าวางแผนว่าจะประท้วงด้านสิ่งแวดล้อมครั้งใหญ่ เจ้าหน้าที่รัฐก็เข้ามาจัดการ ทุกอย่างอยู่นอกเหนือการควบคุม และองค์กรของน้าถูกบุกค้น ผมสงสัยว่า ลิ้นชักที่ใส่กุญแจแบบนั้นจะป้องกันไม่ให้เจ้าหน้าที่ตำรวจยึดเอาซีดีเหล่านั้นไปได้หรือ ลองเก็บซีดีเหล่านั้นที่บ้าน หรือฝากให้เพื่อนซักคนเก็บมันไว้แทนน้าจะดีไหม?

กู้คืนไฟล์ที่ลบโดยไม่ตั้งใจ

เมื่อคุณลบไฟล์ในวินโดวส์ คุณจะมองไม่เห็นไฟล์นั้น แต่เนื้อหาที่อยู่ในนั้นยังคงอยู่ในคอมพิวเตอร์ แม้กระทั่งหลังจากที่คุณทำให้ Recycle Bin ว่างเปล่า ข้อมูลจากไฟล์ที่คุณลบโดยปกติแล้วก็ค้นหาในฮาร์ดดิสก์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในประเด็นนี้ดู บทที่ 6: ทำลายข้อมูลอ่อนไหว บางทีถ้าคุณลบไฟล์หรือโฟลเดอร์สำคัญโดยบังเอิญ ความปลอดภัยที่เปราะบางมีประโยชน์สำหรับคุณ มีโปรแกรมอยู่มากมายที่สามารถกู้เข้าถึงไฟล์ที่เพิ่งถูกลบออกไปได้ ซึ่งโปรแกรมแบบนี้รวมถึงรีคิววา (Recuva)

ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้รีคิววา – โปรแกรมกู้คืนไฟล์

เครื่องมือเหล่านี้อาจไม่ได้ผลเสมอไป เพราะว่าวินโดวส์อาจเขียนข้อมูลใหม่ทับข้อมูลที่ถูกลบไปแล้ว ดังนั้น สิ่่งสำคัญคือ คุณต้องทำอะไรให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้กับคอมพิวเตอร์ ระหว่างที่ลบไฟล์และช่วงที่พยายามกู้ไฟล์กลับคืนมาด้วยเครื่องมืออย่างRecuvaยิ่งคุณใช้คอมพิวเตอร์ของคุณนานเท่าใดก่อนที่จะพยายามที่จะกู้ไฟล์กลับคืนมา โอกาสประสบความสำเร็จในการกู้ไฟล์กลับคืนมายิ่งน้อยลง สิ่งนี้หมายความว่าคุณควรจะใช้รีคิววาแบบพกพามากกว่าที่จะติดตั้งโปรแกรมลงไปในเครื่องหลังจากที่มีการลบไฟล์ที่สำคัญไป การติดตั้งซอฟท์แวร์ต้องเขียนข้อมูลใหม่ลงไปในระบบไฟล์ ซึ่งเท่ากับเป็นการเขียนทับข้อมูลสำคัญที่คุณพยายามจะกู้คืนมาโดยบังเอิญ

ในขณะที่ฟังดูเหมือนว่าจะต้องทำอะไรหลายอย่างเพื่อที่จะดำเนินการตามนโยบายต่างๆ และเรียนรู้เครื่องมือต่างๆ ที่อธิบายในบทนี้ การคงไว้ซึ่งแผนการสำรองข้อมูลโดยที่คุณมีระบบนี้แล้ว ย่อมง่ายกว่าการที่จะต้องเริ่มต้นเป็นครั้งแรก และเมื่อคำนึงถึงว่าการสำรองข้อมูลอาจเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล คุณอาจจะวางใจได้ว่าการดำเนินการผ่านกระบวนการขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้คุ้มค่าที่จะพยายามทำดู

เอกสารอ่านเพิ่มเติม

  • ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสำรองและการกู้คืนข้อมูลสามารถหาได้จาก บท 2.3 Information Backup, Destruction and Recovery ในหนังสือDigital Security and Privacy for Human Rights Defenders
  • มีข้อสังเกตว่าการสำรองข้อมูลออนไลน์สร้างความเสี่ยงใหม่ อย่างน้อยที่สุด จำไว้ว่าคุณต้องเข้ารหัสข้อมูลอ่อนไหวของคุณแยกต่างหากจากกันโดยตัวคุณเอง ก่อนที่จะอัปโหลดข้อมูลเหล่านั้นขึ้นไปบนเซิร์ฟเวอร์ สมมุตว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นนี้แล้ว มีบริการรับฝากข้อมูลออนไลน์โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายในฐานะที่เป็นทางเลือกที่สะดวกในการสำรองข้อมูลอยู่มากมาย ซึ่งบริการเช่น Wuala, SpiderOak, Google Drive, tahoe-lafs.
  • ในวิกิพีเดีย มีบทความดีๆ เกี่ยวกับการกู้คืนข้อมูลไว้ Wikipedia