5. กู้คืนข้อมูล

สารบัญ

...Loading Table of Contents...

    วิธีการใหม่ๆ ในการเก็บรักษาหรือถ่ายโอนข้อมูลดิจิทัลมีแนวโน้มที่จะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสูญหาย ถูกหยิบฉวย หรือถูกทำลาย งานที่ใช้เวลาทำมานานหลายปีอาจสูญหายในพริบตาด้วยสาเหตุต่างๆ เช่น การโจรกรรม ความประมาทเพียงเสี้ยววินาที การยึดฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ หรือเพียงแค่ความไม่เสถียรของเทคโนโลยีเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัลในตัวมันเอง มักมีคำกล่าวโดยทั่วไปจากเหล่าผู้ให้บริการช่วยเหลือทางคอมพิวเตอร์มืออาชีพว่า "คำถามไม่ใช่ว่าข้อมูลของคุณจะสูญหายหรือไม่ แต่เป็นคำถามที่ว่าข้อมูลเหล่านั้นจะสูญหายไปเมื่อใด" ดังนั้น เมื่อมันเกิดขึ้น การที่คุณจะมีข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดสำรองไว้และมีเครื่องมือกู้ข้อมูลที่ผ่านการทดสอบอย่างดีไว้อยู่แล้วจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ปกติแล้ววันที่คุณจะนึกถึงความสำคัญของการสำรองข้อมูลก็มักจะเป็นวันที่คุณต้องการที่จะมีสำรองข้อมูลไว้ใช้เสมอ

    ถึงแม้ว่าการสำรองข้อมูลจะเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สุดของการรักษาความปลอดภัยทางคอมพิวเตอร์ การกำหนดนโยบายการสำรองข้อมูลนั้นไม่ได้เรียบง่ายอย่างที่คิด อาจจะมีอุปสรรคที่สำคัญในการวางแผนสำรองข้อมูลด้วยเหตุผลหลายประการ ได่แก่ ความต้องการเก็บรักษาข้อมูลต้นฉบับและข้อมูลสำรองไว้ในที่ตั้งทางกายภาพที่ต่างกัน ความสำคัญในการเก็บข้อมูลสำรองให้เป็นความลับ อุปสรรคในการประสานงานระหว่างผู้คนต่างๆ ซึ่งใช้ข้อมูลร่วมกันผ่านอุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบพกพาของตนเอง นอกจากกลวิธีสำรองข้อมูล และการกู้ข้อมูล บทนี้จะได้กล่าวถึงเครื่องมือสองเครื่องมือ คือโคเบียน แบ็คอัป (Cobian Backup) และรีคิววา (Recuva)

    สถานการณ์ภูมิหลัง

    เอลีนาเป็นนักรณรงค์ด้านสิ่งแวดล้อมในประเทศที่พูดภาษารัสเซีย เธอได้ก่อตั้งเว็บไซต์ซึ่งต้องใช้ภาพจากวีดีโอ แผนที่ และเรื่องราวต่างๆ เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงปัญหาการตัดไม้ทำลายป่าอย่างผิดกฎหมายในภูมิภาคนั้น เธอได้เก็บรวบรวมเอกสารต่างๆ ไฟล์สื่อต่างๆ และข้อมูลทางภูมิศาสตร์เกี่ยวกับการตัดไม้มานานหลายปี และข้อมูลส่วนใหญ่ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ที่มีระบบปฏิบัติการวินโดวส์เครื่องเก่าๆ ที่อยู่ในสำนักงานที่เธอทำงานอยู่ ในขณะที่เธอออกแบบเว็บไซต์เพื่อเก็บข้อมูลเหล่านี้ เอลีนาคิดถึงความสำคัญของการเก็บรักษาข้อมูลต่างๆ และเริ่มกังวลในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของเธอได้รับความเสียหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นก่อนที่เธอจะทำสำเนาใส่ลงไปในเว็บไซต์ได้หมด บางครั้งเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในองค์กรก็มาใช้คอมพิวเตอร์ของเธอ ดังนั้นเธอต้องการที่จะเรียนรู้วิธีกู้ไฟล์คืนมา ถ้าเกิดว่ามีใครบังเอิญลบแฟ้มข้อมูลที่เก็บงานของเธอไว้ เธอจึงได้ขอให้นิโคไลซึ่งเป็นหลานของเธอช่วยสอนวิธีสำรองข้อมูล

    สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ในบทนี้

    • วิธีจัดระเบียบและสำรองข้อมูลของคุณ
    • ควรเก็บรักษาข้อมูลสำรองไว้ที่ไหน
    • วิธีจัดการข้อมูลสำรองคุณอย่างปลอดภัย
    • วิธีกู้ไฟล์ที่ถูกลบโดยบังเอิญกลับคืนมา

    วิเคราะห์และจัดระเบียบข้อมูล

    ในขณะที่เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องดำเนินการป้องกันหายนะที่อาจเกิดขึ้นด้วยการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณนั้นมีความปลอดภัยทางกายภาพ ปราศจากมัลแวร์ และได้รับการปกป้องอย่างดีด้วยไฟร์วอลล์ มีรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง แต่เท่านั้นก็ยังไม่เพียงพอ มีอีกหลายอย่างที่อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ รวมถึงการโจมตีของไวรัสนักเจาะระบบ (hackers)ไฟฟ้าลัดวงจร ไฟฟ้ากระชาก น้ำหกใส่ การโจรกรรม การที่เครื่องคอมพิวเตอร์ถูกยึด ปัญหาสภาพความเป็นแม่เหล็กหายไป(demagnetization) ปัญหาระบบปฏิบัติการเสียหาย หรือฮาร์ดแวร์มีปัญหา ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นเพียงปัญหาตัวอย่างเท่านั้น การเตรียมพร้อมรับมือหายนะก็เป็นสิ่งสำคัญมากเท่ากับการป้องกันเช่นกัน

    เอลีนา: ฉันรู้ว่าการสำรองข้อมูลนั้นสำคัญนะนิโคไล แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า จะมีใครที่สำรองข้อมูลให้ฉันหรือ? หมายความว่า ตัวฉันเองจะมีเวลา ทรัพยากรและความเชี่ยวชาญในการที่จะทำการสำรองข้อมูลด้วยตัวเองจริงๆ หรือ?

    นิโคไล: น้าไม่ต้องกังวลครับ การวางแผนสำรองข้อมูลให้ดีนั้นต้องใช้ความคิดมากสักหน่อย แต่ไม่ต้องใช้เวลาหรือเงินมากมายอะไร และเมื่อเปรียบเทียบกับการที่ข้อมูลทั้งหมดของน้าหายไป ก็ยากที่จะบอกว่ามันไม่สะดวกใช่ไหม? นอกจากนี้ แน่นอนว่าการสำรองข้อมูลเป็นเรื่องที่น้าควรทำด้วยตัวเอง เว้นแต่ว่าจะมีคนที่ช่วยเหลือน้าเป็นประจำทางเทคนิคและเชื่อใจได้ที่สุด และรู้ดีที่สุดว่าน้าเก็บข้อมูลดิจิทัลไว้ที่ไหนบ้าง แต่ถ้าน้าจัดการสิ่งเหล่านี้ได้ด้วยตัวเองจะดีที่สุด

    ขั้นแรกของการกำหนด นโยบายการสำรองข้อมูล คือการนึกภาพให้ออกว่าคุณเก็บข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลงานไว้ที่ไหนบ้าง ตัวอย่างเช่น อีเมลของคุณอาจถูกเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการเมล อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือทั้งสองที่ในคราวเดียวกัน และแน่นอนว่าคุณอาจมีบัญชีอีเมลหลายบัญชี แล้วคุณอาจมีเอกสารที่สำคัญหลายฉบับเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ ซึ่งอาจอยู่ที่สำนักงานหรือที่บ้าน อาจมีสมุดบันทึกที่อยู่ บันทึกการสนทนา หรือ การตั้งค่าโปรแกรมส่วนตัวไว้ และก็เป็นไปได้ที่ข้อมูลบางอย่างอาจถูกเก็บไว้ในสื่อที่เคลื่อนย้ายได้เช่นกัน แฟลชไดรฟ์ ฮาร์ดไดรฟ์ที่เคลื่อนย้ายได้ ซีดี ดีวีดี หรือ ฟล็อปปี้ดิสก์รุ่นเก่า โทรศัพท์มือถือที่มีรายชื่อ ข้อความสั้นที่สำคัญเก็บไว้ด้วย ถ้าคุณมีเว็บไซต์ เว็บไซต์นั้นอาจมีบทความจำนวนมากที่คุณสะสมมาหลายปี และท้ายสุด อย่าลืมว่าคุณก็มีข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลด้วย เช่น กระดาษสมุดบันทึก ไดอารี่ และจดหมาย

    ขั้นต่อไป คุณต้องกำหนดว่าไฟล์ใดเป็น “เอกสารต้นฉบับ(master copies)” และไฟล์ใดเป็นสำเนาสำรองข้อมูล โดยปกติแล้วเอกสารต้นฉบับจะเป็นเอกสารที่มีการอัปเดดล่าสุดเฉพาะไฟล์หรือ ชุดไฟล์รวมกัน และเกี่ยวเนื่องกับเอกสารที่คุณได้แก้ไขเมื่อต้องการอัปเดดเนื้อหา ที่เห็นได้ชัดคือ จะไม่ใช้การแยกประเภทในกรณีที่คุณมีไฟล์เดียว แต่สำหรับข้อมูลบางประเภทแล้วสำคัญมาก เพราะเหตุการณ์เลวร้ายที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ คือ ในกรณีที่แม้จะสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญไว้แล้ว แต่เอกสารต้นฉบับหายไป หรือถูกทำลายก่อนที่จะได้มีการอัปเดดสำเนาสำรองข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ลองจินตนาการว่าคุณเดินทางเป็นเวลาสัปดาห์ และการอัปเดดไฟล์สเปรดชีทที่เก็บไว้ในแฟลชไดรฟ์ของคุณด้วยระหว่างนั้น ลักษณะนี้คุณควรเริ่มมองว่าไฟล์นั้นเป็นเอกสารต้นฉบับ เพราะว่าไฟล์เก่าที่มีการทำสำเนาอัตโนมัติตามระยะเวลาที่เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน ตอนนี้กลายเป็นไฟล์ที่ไร้ประโยชน์ไปแล้ว

    ลองเขียนว่าคุณเก็บเอกสารต้นฉบับและสำเนาสำรองข้อมูลดังกล่าวไว้ที่ไหนบ้าง มันจะช่วยแจกแจงความต้องการของคุณและเริ่มที่จะกำหนดนโยบายการสำรองข้อมูลได้ ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างพื้นฐาน แน่นอนว่ารายการของคุณอาจจะยาวกว่านี้และ มี “อุปกรณ์บันทึกข้อมูล” ซึ่งมี “ประเภทของข้อมูล” มากกว่าหนึ่งประเภท และข้อมูลบางประเภทอาจแสดงอยู่ในหลายอุปกรณ์บันทึกข้อมูลก็ได้

    <table border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ฮาร์ดดิสก์ในคอมพิวเตอร์</td> <td>สำนักงาน</td> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญจำนวนเล็กน้อย</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>แฟลชไดรฟ์</td> <td>ตัวเอง</td> </tr> <tr> <td>ฐานข้อมูลโปรแกรม (ภาพถ่าย,สมุดบันทึกที่อยู่, ปฏิทิน,ฯลฯ)</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ฮาร์ดดิสก์ในคอมพิวเตอร์</td> <td>สำนักงาน</td> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนเล็กน้อย</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ซีดี</td> <td>บ้าน</td> </tr> <tr> <td>อีเมลและรายชื่อติดต่อทางอีเมล</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>บัญชีจีเมล </td> <td>อินเทอร์เน็ต </td> </tr> <tr> <td>ข้อความสั้น และรายชื่อติดต่อทางโทรศัพท์</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>โทรศัพท์มือถือ</td> <td>ตัวเอง</td> </tr> <tr> <td>เอกสารกระดาษ (สัญญา,ใบเรียกเก็บเงิน, ฯลฯ)</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ลิ้นชักโต๊ะทำงาน</td> <td>สำนักงาน</td> </tr> </tbody> </table>

    จากตารางด้านบน คุณจะเห็นว่า

    • เอกสารที่จะหลงเหลืออยู่ถ้าฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ที่สำนักงานคุณเสียหาย คือ เอกสารสำเนาที่อยู่ใน แฟลชไดรฟ์และแผ่นซีดีที่บ้านคุณ
    • คุณไม่มีสำเนาแบบออฟไลน์ของข้อความหรือบันทึกที่อยู่จากอีเมลเลย ดังนั้นหากคุณลืมรหัสผ่าน (หรือมีใครที่ประสงค์ร้ายเปลี่ยนรหัสผ่านของคุณ) คุณจะเข้าถึงอีเมลไม่ได้อีกต่อไป
    • คุณไม่มีสำเนาข้อมูลใดๆ ไว้ในโทรศัพท์มือถือเลย
    • คุณไม่มีสำเนาข้อมูลใดๆ ไม่ว่าในรูปแบบดิจิทัล หรือเอกสารแบบกระดาษเช่น สัญญา หรือใบเรียกเก็บเงินเลย

    กำหนดกลวิธีสำรองข้อมูล

    การสำรองข้อมูลทุกประเภทตามรายการด้านบนนั้น คุณต้องผสมผสานซอฟท์แวร์และกระบวนการแก้ปัญหาเข้าด้วยกัน สำคัญมากที่คุณต้องมั่นใจว่า ได้เก็บข้อมูลแต่ละประเภทนั้นไว้ในอย่างน้อยสองสถานที่แยกออกจากกัน

    เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ให้สำรองข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้โปรแกรมอย่างโคเบียน แบ็คอัป (Cobian backup) ซึ่งจะได้อธิบายในรายละเอียดต่อไปด้านล่างนี้ ให้เก็บข้อมูลสำรองไว้ในสิ่งที่สามารถเคลื่อนย้ายได้เพื่อที่คุณจะสามารถนำกลับไปบ้านหรือไปสถานที่ปลอดภัยอื่นได้ ฮาร์ดดิสก์ภายนอก ซีดี/ดีวีดี หรือแฟลชไดรฟ์ ก็เป็นทางเลือกที่เป็นไปได้ บางคนใช้ซีดี หรือดีวีดีสำหรับการนี้ เนื่องจากความเสี่ยงในการเขียนทับข้อมูลสำรองหรือทำข้อมูลสำรองสูญหายนั้นต่ำกว่า แผ่นซีดีเปล่ามีราคาถูกพอที่จะให้คุณสามารถใช้แผ่นใหม่ทุก ๆ ครั้งที่ทำการสำรองข้อมูลของคุณ

    เนื่องจากข้อมูลประเภทนี้มักจะบรรจุข้อมูลอ่อนไหว จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องปกป้องข้อมูลสำรองของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการเข้ารหัส ซึ่งคุณเรียนรู้วิธีการเข้ารหัสได้ในบทที่ 4: ปกป้องไฟล์ข้อมูลอ่อนไหวในคอมพิวเตอร์ของคุณ และในคู่มือแนะนำการใช้ ทรูคริปต์

    ฐานข้อมูลโปรแกรม - เมื่อคุณหาตำแหน่งที่เก็บฐานข้อมูลโปรแกรมแล้ว คุณสามารถสำรองข้อมูลฐานข้อมูลโปรแกรมได้ในลักษณะเดียวที่ทำกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

    อีเมล - แทนที่จะเข้าถึงอีเมลของคุณโดยผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้น คุณควรจะติดตั้งโปรแกรมรับส่งอีเมลอย่างธันเดอร์เบิร์ด (Thunderbird) และปรับแต่งให้มันสามารถที่จะทำงานกับบัญชีอีเมลของคุณ คู่มือแนะนำการใช้ธันเดอร์เบิร์ด ได้อธิบายรายละเอียดในการปรับแต่งไว้ ผู้ให้บริการเว็บเมลเกือบทั้งหมดมีคำแนะนำวิธีการในการที่ใช้โปรแกรมดังกล่าว และหลายครั้งยังบอกวิธีนำเข้า(import) อีเมลเข้าไปในโปรแกรมเหล่านั้น คุณเรียนรู้วิธีนี้ในหัวข้อเอกสารอ่านเพิ่มเติมด้านล่างได้ ถ้าคุณเลือกที่จะย้ายข้อความอีเมลเก่าของคุณลงคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อไม่ให้ข้อความเหล่านั้นถูกเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ (เนื่องจากเหตุผลทางด้านความปลอดภัย) คุณต้องมั่นใจว่าคุณได้รวมข้อความเหล่านั้นไว้ในข้อมูลสำรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้อธิบายไว้ด้านบนแล้วด้วย

    ข้อมูลที่อยู่ในโทรศัพท์มือถือ - ในการสำรองหมายเลขโทรศัพท์หรือข้อความสั้นที่อยู่ในโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณเชื่อมต่อโทรศัพท์มือถือเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมได้ ซึ่งโดยทั่วไปหาได้จากเว็บไซต์ของบริษัทที่ผลิตโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณอาจต้องซื้อสาย USB ชนิดพิเศษเพื่อย้ายข้อมูลด้วย

    เอกสารกระดาษ - ถ้าเป็นไปได้ คุณควรจะสแกนเอกสารกระดาษที่สำคัญของคุณไว้ทั้งหมด และสำรองข้อมูลควบคู่ไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ดังที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว

    ท้ายที่สุด คุณควรจะจัดระเบียบอุปกรณ์บันทึกข้อมูล ประเภทข้อมูล และข้อมูลสำรองไว้ในรูปแบบที่ทำให้ข้อมูลของคุณสามารถทนทานต่อหายนะได้

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </td> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์</td> <td>สำนักงาน </td> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ซีดี</td> <td>บ้าน </td> </tr> <tr> <td>เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญอีกจำนวนหนึ่ง</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>แฟลชไดรฟ์</td> <td>ตัวเอง </td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </td> </tr> <tr> <td>ฐานข้อมูลโปรแกรม</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์</td> <td>สำนักงาน </td> </tr> <tr> <td>ฐานข้อมูลโปรแกรม</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ซีดี</td> <td>บ้าน </td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </td> </tr> <tr> <td>อีเมล และ ที่อยู่อีเมล</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>บัญชีจีเมล์t</td> <td>อินเทอร์เน็ต </td> </tr> <tr> <td>อีเมล และ ที่อยู่อีเมล</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ธันเดอร์เบิร์ดในคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน</td> <td>สำนักงาน </td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </td> </tr> <tr> <td>ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ </td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>โทรศัพท์มือถือ</td> <td>ตัวเอง </td> </tr> <tr> <td>ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ </td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์</td> <td>สำนักงาน </td> </tr> <tr> <td>ข้อความสั้นและหมายเลขติดต่อทางโทรศัพท์ </td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ซิมสำรอง</td> <td>บ้าน </td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>ประเภทข้อมูล</th> <th>เอกสารต้นฉบับ/สำเนาสำรองข้อมูล</th> <th>อุปกรณ์บันทึกข้อมูล</th> <th>สถานที่</th> </td> </tr> <tr> <td>เอกสารกระดาษ</td> <td>เอกสารต้นฉบับ</td> <td>ลิ้นชักโต๊ะทำงาน</td> <td>สำนักงาน </td> </tr> <tr> <td>เอกสารสแกน</td> <td>เอกสารสำเนา</td> <td>ซีดี</td> <td>บ้าน </td> </tr> </tbody> </table>

    เอลีนา: น้ารู้จักบางคนที่เก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้บนจีเมล(Gmail) โดยแนบไฟล์เหล่านั้นไว้ใน “ร่าง” ข้อความ หรือส่งอีเมลหาตัวเอง แบบนี้จะถือว่าเป็น “สถานที่ทางกายภาพที่สอง”สำหรับเก็บไฟล์ของฉันได้หรือไม่?

    นิโคไล: มันอาจจะช่วยให้น้ากู้เอกสารที่สำคัญมากที่หายไปได้ 1-2 ฉบับ แต่วิธีการนี้ค่อนข้างไม่เข้าท่า ว่ากันตามตรงเลย มีเอกสารกี่ชิ้นต่อสัปดาห์ที่น้าต้องการสำรองข้อมูลด้วยวิธีนี้? นอกจากนี้น้าจะต้องพิจารณาด้วยว่าไฟล์ที่แนบไปเหล่านั้นปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าน้ากังวลว่าอีเมลของน้าถูกจับตาดูอยู่ ยกเว้นว่าน้าเชื่อมต่อกับจีเมลอย่างปลอดภัยจริงๆ การทำแบบนี้คล้ายกับว่าน้ากำลังส่งข้อมูลอ่อนไหวให้คนอื่นอย่างง่ายดาย การใช้ HTTPS เชื่อมต่อกับจีเมลเพื่อสำรองกลุ่มข้อมูลที่เก็บด้วยทรูคริปต์หรือ ฐานข้อมูลไฟล์ที่อยู่ในคีย์พาส นั้นค่อนข้างปลอดภัย เพราะว่าข้อมูลเหล่านั้นถูกเข้ารหัสไว้ แต่ผมไม่ค่อยอยากแนะนำให้ใช้วิธีการนี้ในกรณีทั่วไป

    สร้างข้อมูลสำรอง

    จากข้อมูลหลากหลายประเภทที่อธิบายในที่นี้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เป็นสิ่งที่ผู้คนกังวลมากที่สุด ในตอนสร้างนโยบายการสำรองข้อมูล คำว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นค่อนข้าง กำกวม อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปจะหมายถึงไฟล์ที่คุณติดตามด้วยตนเอง และเป็นไฟล์ที่คุณเปิดด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะด้วยการดับเบิลคลิกหรือใช้แอปพลิเคชัน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หมายความเฉพาะเจาะจงถึง ไฟล์ข้อความ เอกสารจากโปรแกรมเวิร์ด ไฟล์นำเสนองาน ไฟล์พีดีเอฟ และสเปรดชีท เป็นต้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้แตกต่างจากอีเมล เพราะโดยทั่วไปแล้ว เอกสารเหล่านี้ไม่ได้ถูกเก็บสำเนาไว้ทันทีบนอินเทอร์เน็ตอีก เมื่อมีการแก้ไขไฟล์เหมือนกับอีเมล

    เมื่อสำรองข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พึงระลึกไว้เสมอว่า ต้องสำรองฐานข้อมูลโปรแกรมด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้แอปพลิเคชันปฏิทิน หรือ สมุดบันทึกที่อยู่ คุณจะต้องหาโฟลเดอร์ที่โปรแกรมเหล่านั้นเก็บข้อมูลเอาไว้ ฐานข้อมูลเหล่านั้นมักจะอยู่ในตำแหน่งเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ซึ่งโดยปกติจะถูกเก็บไว้ภายในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน (My Document) ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ อย่างไรก็ตาม ถ้าไม่เป็นไปตามนี้ คุณควรจะเพิ่มโฟลเดอร์เข้าไปเพื่อให้คุณสามารถสำรองข้อมูลได้สม่ำเสมอ

    อีเมลที่เก็บอยู่ในแอปพลิเคชันอย่าง ธันเดอร์เบิร์ด เป็นตัวอย่างพิเศษของฐานข้อมูลโปรแกรม ถ้าคุณใช้โปรแกรมอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่สามารถหรือไม่ต้องการเก็บสำเนาข้อความของคุณไว้บนเซิร์ฟเวอร์ คุณจะต้องมั่นใจว่าฐานข้อมูลอีเมลนี้รวมอยู่ในการสำรองข้อมูลตามปกติของคุณแล้ว คุณอาจเห็นว่าไฟล์ภาพ หรือ วีดีโอ ว่าเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รายการที่อยู่ภายในฐานข้อมูลโปรแกรม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีปฏิสัมพันธ์กับไฟล์เหล่านั้นอย่างไร ถ้าคุณ ตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชันอย่าง วินโดวส์ มีเดีย เพลเยอร์ (Windows Media Player)หรือ ไอจูนส์ (iTunes) นั้นทำงานเหมือนกับฐานข้อมูล ถ้าคุณใช้โปรแกรมแบบนี้ คุณอาจต้องเข้าไปค้นหาที่ฮาร์ดไดรฟ์เพื่อที่จะได้รู้ว่าที่ใดซึ่งโปรแกรมเหล่านั้นเก็บไฟล์มีเดียจริงๆ ไว้ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ได้ช่วยจัดการไว้ให้

    อุปกรณ์เก็บข้อมูล

    ก่อนที่คุณจะสำรองข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะใช้อุปกรณ์ประเภทใด

    แฟลชไดรฟ์ - แฟลชไดรฟ์อาจราคาไม่แพงนัก และบรรจุข้อมูลได้มาก ทั้งยังลบและบันทึกข้อมูลทับได้หลายครั้ง แฟลชไดรฟ์มีอายุการใช้งานที่จำกัด ขึ้นอยู่กับการใช้งานและความถี่ในการใช้งาน แต่โดยทั่วไปประมาณการอายุการใช้งานได้ประมาณ 10 ปี

    คอมแพคดิสก์ (ซีดี) ซีดีบรรจุข้อมูลได้ประมาณ 700 เมกาไบต์ (MB) คุณอาจจะต้องใช้ CD burnerและแผ่นดิสก์เปล่าเพื่อสำรองข้อมูลลงบนซีดี ถ้าคุณต้องการลบและอัปเดดไฟล์ข้อมูลที่เก็บอยู่บนซีดี คุณอาจต้องมีโปรแกรมเขียนแผ่นซีดี และแผ่นซีดีที่บันทึกและลบได้หลายครั้ง ระบบปฏิบัติการหลักส่วนใหญ่รวมถึงวินโดวส์เอกซ์พี นั้นมีซอฟท์แวร์เขียนแผ่นซีดี และแผ่นซีดีแบบบันทึกซ้ำได้หลายครั้งติดตั้งมาในตัวอยู่แล้ว แต่พึงระลึกเสมอว่าข้อมูลที่เขียนลงบนแผ่นซีดีจะเริ่มเสื่อมสภาพเมื่อเวลาผ่านไปห้าหรือสิบปี ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลสำรองให้นานกว่านั้น คุณอาจต้องสร้างซีดีขึ้นมาใหม่เป็นคราว ๆ ไป หรือซื้อ ดิสก์ “ที่มีอายุการใช้งานยาว” เป็นพิเศษ หรือใช้วิธีการสำรองข้อมูลแบบอื่นแทน

    ดิจิทัล วิดีโอ ดิสก์ (ดีวีดี) - ดีวีดีสามารถเก็บข้อมูลได้ถึง 4.7 กิกาไบต์ (GB) ดีวีดีทำงานคล้ายคลึงกับซีดีแต่อาจต้องใช้กับอุปกรณ์ที่มีราคาแพงกว่าเล็กน้อย คุณจะต้องมี ดีวีดี หรือ ดีวีดี-อาร์ดับบลิว เบิร์นเนอร์ และแผ่นดิสก์ที่เหมาะสม เช่นเดียวกับซีดี ในที่สุดแล้วข้อมูลที่อยู่ในดีวีดีธรรมดาก็จะเริ่มเสื่อมและหายไป

    เซิร์ฟเวอร์ทางไกล - เซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลที่มีการบำรุงรักษาอย่างดีอาจมีความสามารถในการจุข้อมูลได้อย่างไม่มีขีดจำกัด แต่ความเร็วและความเสถียรของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณเองจะเป็นตัวตัดสินว่าทางเลือกนี้จะเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้หรือไม่ แต่พึงระลึกเสมอว่าการใช้งานเซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลในสำนักงานของคุณแม้ว่าจะเร็วกว่าการทำสำเนาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต นับว่าเป็นการละเมิดกฎที่ว่าคุณจะต้องเก็บสำเนาข้อมูลสำคัญของคุณไว้ในสถานที่ทางกายภาพสองสถานที่ด้วยกัน มีบริการเก็บข้อมูลโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายอยู่บนอินเทอร์เน็ตเช่นกัน แต่คุณควรจะพิจารณาอย่างระมัดระวังถึงความเสี่ยงในการนำข้อมูลของคุณไปเก็บไว้ออนไลน์ และคุณจะต้องเข้ารหัสข้อมูลสำรองของคุณก่อนอัปโหลดขึ้นไปบนเซิร์ฟเวอร์ที่ดำเนินการโดยองค์กรหรือบุคคลซึ่งคุณไม่รู้จักและเชื่อใจได้ ดูหัวข้อ เอกสารอ่านเพิ่มเติม

    ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล

    โคเบียน แบ็คอัป (Cobian Backup) เป็นเครื่องมือที่ง่ายสำหรับผู้ใช้ เพราะสามารถตั้งให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ตามตารางที่กำหนดไว้เป็นประจำได้ และตั้งค่าให้รวมเฉพาะไฟล์ที่ได้มีการเปลี่ยนแปลงจากการสำรองข้อมูลครั้งล่าสุดของคุณได้ มันยังสามารถบีบอัดข้อมูลสำรอง และทำให้ขนาดข้อมูลเหล่านั้นเล็กลงได้ด้วย

    ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้ โคเบียน แบ็คอัป

    ดังที่ได้กล่าวอยู่เสมอว่า การเข้ารหัสไฟล์ข้อมูลสำรองโดยใช้เครื่องมือเช่น ทรูคริปต์ เป็นความคิดที่ดี รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ารหัสสามารถหาอ่านได้ในบทที่ 4: ปกป้องไฟล์ข้อมูลอ่อนไหวในคอมพิวเตอร์ของคุณ.

    ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้ ทรูคริปต์ – ตู้นิรภัยเก็บไฟล์

    <p>

    เมื่อใช้เครื่องมือสำรองข้อมูลเหล่านี้ มีบางอย่างคุณอาจทำได้อีกเพื่อให้ระบบการสำรองข้อมูลทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

    • จัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ พยายามย้ายโฟลเดอร์ทั้งหมดที่บรรจุเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณต้องการที่จะสำรองข้อมูลให้ไปอยู่ในที่หนึ่งที่เดียว เช่น ภายในโฟลเดอร์ My Documents
    • ถ้าคุณมีซอฟท์แวร์ที่เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลแอปพลิเคชัน คุณควรจะหาตำแหน่งของฐานข้อมูลนั้นก่อน ถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่อยู่ในตำแหน่งที่สะดวก ลองดูว่าโปรแกรมยอมให้คุณเลือกตำแหน่งใหม่สำหรับเก็บฐานข้อมูลหรือไม่ ถ้าโปรแกรมยอม คุณใส่ฐานข้อมูลนั้นในโฟลเดอร์เดียวกันกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ของคุณได้
    • สร้างตารางเพื่อการสำรองข้อมูลเป็นประจำ
    • พยายามสร้างกระบวนการให้พนักงานทุกคนในสำนักงานที่ยังไม่มีนโยบายการสำรองข้อมูลที่วางใจได้และปลอดภัย ช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานของคุณให้เข้าใจถึงความสำคัญของประเด็นนี้
    • ต้องแน่ใจว่าได้ทดสอบขั้นตอนการกู้ข้อมูลคืนจากการสำรองข้อมูล จำไว้ว่าในท้ายที่สุดกระบวนการที่เราให้ความใส่ใจคือ กระบวนการกู้คืนข้อมูล ไม่ใช่กระบวนการสำรองข้อมูล

    <div class="background" markdown="1"> เอลีนา: เอาล่ะ ถ้าอย่างนั้น น้าเข้ารหัสข้อมูลที่สำรองไว้ขณะที่ทำงาน และบันทึกลงแผ่นซีดี ตั้งค่าโคเบียนให้อัปเดดการสำรองข้อมูลของฉันทุกๆ สองสามวัน โต๊ะที่ทำงานมีลิ้นชักที่ใส่กุญแจได้ และน้ากำลังวางแผนว่าจะเก็บซีดีสำรองข้อมูลไว้ในลิ้นชักนั้น จะได้ไม่ทำแผ่นซีดีหายหรือแตกหัก

    <i>นิโคไล: แต่ว่าถ้าไฟเกิดไหม้สำนักงานล่ะ? คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน ซีดีสำรองข้อมูล และทุกอย่างไหม้หมด? หรือ จะถ้าเกิดว่าเว็บไซต์ฟอรั่มของน้าวางแผนว่าจะประท้วงด้านสิ่งแวดล้อมครั้งใหญ่ เจ้าหน้าที่รัฐก็เข้ามาจัดการ ทุกอย่างอยู่นอกเหนือการควบคุม และองค์กรของน้าถูกบุกค้น ผมสงสัยว่า ลิ้นชักที่ใส่กุญแจแบบนั้นจะป้องกันไม่ให้เจ้าหน้าที่ตำรวจยึดเอาซีดีเหล่านั้นไปได้หรือ ลองเก็บซีดีเหล่านั้นที่บ้าน หรือฝากให้เพื่อนซักคนเก็บมันไว้แทนน้าจะดีไหม? </div>

    กู้คืนไฟล์ที่ลบโดยไม่ตั้งใจ

    เมื่อคุณลบไฟล์ในวินโดวส์ คุณจะมองไม่เห็นไฟล์นั้น แต่เนื้อหาที่อยู่ในนั้นยังคงอยู่ในคอมพิวเตอร์ แม้กระทั่งหลังจากที่คุณทำให้ Recycle Bin ว่างเปล่า ข้อมูลจากไฟล์ที่คุณลบโดยปกติแล้วก็ค้นหาในฮาร์ดดิสก์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในประเด็นนี้ดู บทที่ 6: ทำลายข้อมูลอ่อนไหว บางทีถ้าคุณลบไฟล์หรือโฟลเดอร์สำคัญโดยบังเอิญ ความปลอดภัยที่เปราะบางมีประโยชน์สำหรับคุณ มีโปรแกรมอยู่มากมายที่สามารถกู้เข้าถึงไฟล์ที่เพิ่งถูกลบออกไปได้ ซึ่งโปรแกรมแบบนี้รวมถึงรีคิววา (Recuva)

    ภาคปฏิบัติ: เริ่มต้นกับคู่มือแนะนำในการใช้รีคิววา – โปรแกรมกู้คืนไฟล์

    เครื่องมือเหล่านี้อาจไม่ได้ผลเสมอไป เพราะว่าวินโดวส์อาจเขียนข้อมูลใหม่ทับข้อมูลที่ถูกลบไปแล้ว ดังนั้น สิ่่งสำคัญคือ คุณต้องทำอะไรให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้กับคอมพิวเตอร์ ระหว่างที่ลบไฟล์และช่วงที่พยายามกู้ไฟล์กลับคืนมาด้วยเครื่องมืออย่างRecuvaยิ่งคุณใช้คอมพิวเตอร์ของคุณนานเท่าใดก่อนที่จะพยายามที่จะกู้ไฟล์กลับคืนมา โอกาสประสบความสำเร็จในการกู้ไฟล์กลับคืนมายิ่งน้อยลง สิ่งนี้หมายความว่าคุณควรจะใช้รีคิววาแบบพกพามากกว่าที่จะติดตั้งโปรแกรมลงไปในเครื่องหลังจากที่มีการลบไฟล์ที่สำคัญไป การติดตั้งซอฟท์แวร์ต้องเขียนข้อมูลใหม่ลงไปในระบบไฟล์ ซึ่งเท่ากับเป็นการเขียนทับข้อมูลสำคัญที่คุณพยายามจะกู้คืนมาโดยบังเอิญ

    ในขณะที่ฟังดูเหมือนว่าจะต้องทำอะไรหลายอย่างเพื่อที่จะดำเนินการตามนโยบายต่างๆ และเรียนรู้เครื่องมือต่างๆ ที่อธิบายในบทนี้ การคงไว้ซึ่งแผนการสำรองข้อมูลโดยที่คุณมีระบบนี้แล้ว ย่อมง่ายกว่าการที่จะต้องเริ่มต้นเป็นครั้งแรก และเมื่อคำนึงถึงว่าการสำรองข้อมูลอาจเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล คุณอาจจะวางใจได้ว่าการดำเนินการผ่านกระบวนการขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้คุ้มค่าที่จะพยายามทำดู

    เอกสารอ่านเพิ่มเติม

    • ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสำรองและการกู้คืนข้อมูลสามารถหาได้จาก บท 2.3 Information Backup, Destruction and Recovery ในหนังสือDigital Security and Privacy for Human Rights Defenders
    • มีข้อสังเกตว่าการสำรองข้อมูลออนไลน์สร้างความเสี่ยงใหม่ อย่างน้อยที่สุด จำไว้ว่าคุณต้องเข้ารหัสข้อมูลอ่อนไหวของคุณแยกต่างหากจากกันโดยตัวคุณเอง ก่อนที่จะอัปโหลดข้อมูลเหล่านั้นขึ้นไปบนเซิร์ฟเวอร์ สมมุตว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นนี้แล้ว มีบริการรับฝากข้อมูลออนไลน์โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายในฐานะที่เป็นทางเลือกที่สะดวกในการสำรองข้อมูลอยู่มากมาย ซึ่งบริการเช่น Wuala, SpiderOak, Google Drive, tahoe-lafs.
    • ในวิกิพีเดีย มีบทความดีๆ เกี่ยวกับการกู้คืนข้อมูลไว้ Wikipedia