۵. چگونگی بازیابی اطلاعات از دست رفته

جدول محتوا

...Loading Table of Contents...

    همگام با ظهور راه‌های جدید برای ذخیره یا نقل و انتقال اطلاعات دیجیتال، شیوه‌های نوینی نیز برای دزدیدن، گم شدن یا از بین رفتن آن اطلاعات پیدا خواهد شد. دزدیده شدن، سهل‌انگاری، توقیف شدن رایانه و سخت‌افزارهای مربوط به آن و حتا آسیب‌پذیر بودن تکنیک‌های ذخیره‌ی اطلاعات دیجیتال، همگی از جمله مواردی هستند که در صورت وقوع ممکن است نتیجه‌ی سال‌ها زحمت و تلاش شما را در یک چشم به هم زدن بر باد دهند. یکی از ضرب‌المثل‌های رایج بین متخصصین خدمات پشتیبانی این است: سوال آن نیست که آیا اطلاعات شما از دست خواهد رفت یا نه؟ بلکه باید پرسید: «چه زمانی این اتفاق خواهد افتاد؟» بنابراین در هنگامی که چنین اتفاقی برای شما روی دهد، داشتن نسخه‌ی پشتیبان به‌روز از اطلاعات و نرم‌افزارهای لازم برای بازیابی اطلاعات پشتیبان‌گیری شده، بسیار ضروررت دارد. معمولاً فردای روزی که اطلاعات شما به هر دلیلی از دست رفته است، تازه یادتان می‌آید که ای کاش نسخه‌ی پشتیبان مطمئنی از آن تهیه می‌کردید.

    اگرچه تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان یکی از مولفه‌های اصلی در مبحث امنیت فعالیت‌های یارانه‌ای است اما تدوین برنامه‌ای موثر برای انجام آن، کار چندان ساده‌ای نیست. دلایل متعددی برای این کار وجود دارد که از جمله می‌توان به مواردی چون: ضرورت نگهداری نسخه‌های اصلی اطلاعات و نسخه‌های پشتیبان در مکان‌های فیزیکی متفاوت، اهمیت مخفی نگداشتن محل نگهداری نسخه‌های پشتیبان و در نهایت چالش برقرای هماهنگی بین افرادی که این اطلاعات سر و کار داشته و از طریق مسایل ذخیره‌ساز قابل حمل، آن اطلاعات را با یک دیگر مبادله می‌کنند. در این فصل علاوه بر آموختن تکنیک‌های بازیابی فایل‌ها، با دو نرم‌افزار ویژه‌ی Cobian Backup و Undelete Plus آشنا خواهید شد.

    اردلان یک تاجر موفق ایرانی است که به خاطر نوع شغل خود، سفرهای بسیاری به نقاط مختلف دنیا انجام می‌دهد. در کنار مشغله‌های کاری، به عنوان سرگرمی دوست دارد که در مورد تجربه‌های خود از سفرهایی که انجام می‌دهد، مطالبی را به نگارش درآورد. اردلان به تازگی تصمیم گرفته است تا این مطالب را در یک وب‌نوشت شخصی گرد هم آورد و عکس‌ها و ویدئوهایی را که تهیه کرده است نیز در کنار آن‌ها برای خوانندگان و علاقمندان عرضه کند. این اطلاعات را در طی سالیان متمادی جمع‌آوری کرده و مجموعه‌ی آن‌ها را در یک رایانه‌ی نسبتاً قدیمی مبتنی بر ویندوز در دفتر کار خود در ایران ذخیره کرده است. از آن‌جا که این اطلاعات از اهمیت قابل ملاحظه‌ای برخوردار است، اردلان در حین طراحی تارنمای خود به این نکته پی برده است که مباداد پیش از آن که وب‌نوشت شخصی وی آماده شده و اطلاعات مورد نظر بدان انتقال یابند، اتفاقی برای آن‌ها بیافتد. خصوصا یکی از نگرانی‌های اردلان آن است که در غیابش، همکاران معتمد او اجازه دارند که از رایانه‌اش استفاده کنند و او این احتمال را می‌دهد که شاید بخشی یا تمامی اطلاعاتش به طور ناخواسته یا تصادفی توسط این افراد پاک شود. اگر چنین اتفاقی رخ دهد آیا وی خواهد توانست آن اطلاعات را بازیابی کند؟ به همین دلیل اردلان از خواهرزاده خود، نوید، می‌خواهد که به او در این مورد کمک و راهنمایی دهد.

    آن‌چه در این فصل می‌آموزید

    • چگونه اطلاعات محرمانه‌ی خود را سازمان‌دهی و پشتیبان‌گیری کنید
    • نسخه‌های پشتیبان را در چه مکان‌هایی نگهداری کنید
    • چگونه نسخه‌های پشتیبان را مدیریت کنید
    • چگونه فایل‌هایی که اتفاقی پاک شده‌اند را بازیابی کنید

    چگونه اطلاعات خود را شناسایی و سازمان‌دهی کنید

    اگرچه انجام کارهایی چون ایجاد امنیت فیزیکی برای اطلاعات و مطمئن شدن از این که رایانه‌ی شما عاری از بدافزارها بوده و توسط یک فایروال مطمئن و رمزعبورهای قوی حفاظت می‌شود، اهمیت دارد ولی کافی نیست. زیرا در بسیاری از موارد پیش‌بینی‌های شما ممکن است درست از آب در نیاید. مثلاً می‌توان به وقوع حوادثی غیر مترقبه‌ای چون حمله‌های ویروسی، حمله‌ی هکرها، اتصال در جریان برق، نوسان‌های الکتریکی، ریختن لیوان آب روی رایانه، دزدیده شدن، توقیف اموال، خراب شدن سیستم عامل و اختلالات سخت‌افزاری اشاره کرد. بنابراین همان قدر که داشتن برنامه برای پیشگیری از وقوع چنین حوادثی دارای اهمیت است، آماده بودن برای مواجهه با آن‌ها نیز بسیار مهم می‌باشد.

    اردلان: نویدجان! می‌دانم که تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان اهمیت دارد. آیا باید برای این کار از کسی کمک بگیرم؟ تو فکر می‌کنی که وقت، منابع و آگاهی لازم را برای انجام این کار دارم؟

    نوید: به نظر من شما از پس این کار بر می‌آیید. البته تدوین طرحی مناسب برای پشتیان‌گیری از اطلاعات نیازمند تأمل و تفکر است، اما این بدان معنی نیست که وقت و منابع مالی زیادی را باید صرف آن کرد. اگر در نظر داشته باشید که اطلاعات شما از چه ارزشی برخوردارند طبیعتاً صرف کمی هزینه و وقت ارزشش را خواهد داشت. درست می‌گویم؟ علاوه بر این، تهیه نسخه پشتیبان طبیعتاً از آن کارهایی است که خود شما باید مسئولیت آن را بر عهده بگیرید. مگر آن که کادر فنی -که معمولاً در زمینه رایانه از آن کمک می‌گیرید- آن قدر قابل اعتماد و آن قدر مطلع از روش‌ها و محل‌های ذخیره‌سازی اطلاعات شما باشند که مطمئن باشید می‌توانند به شکل امن تمام اطلاعات شما را پشتیبان بگیرند. در غیر این صورت باز هم تأکید می‌کنم بتهر است شما شخصا بر روند پشتیبان‌گیری احاطه داشته، خودتان آن را انجام دهید.

    اولین گام برای تدوین برنامه‌ای برای پشتیبان‌گیری از اطلاعات مهم، شناسایی مکان‌های مختلفی است که اطلاعات شخصی و حرفه‌ای شما در آن جا قرار دارند. مثلاً رایانامه (ایمیل) شما ممکن است روی سرورهای (سرویس‌دهنده‌ی) اینترنت شما، روی رایانه‌ی سرویس‌دهنده‌ی رایانامه (ایمیل)، روی رایانه‌ی خودتان یا ترکیبی از همه این‌ها ذخیره شود. گذشته از این‌ها ممکن است در آن واحد دارای چندین شناسه‌ی رایانامه (ایمیل) هم باشید. پس از آن نوبت به اسناد و مدارک مهمی می‌رسد که در رایانه‌ی خود در خانه یا محل کار ذخیره کرده و می‌کنید. هم‌چنین آدرس‌های الکترونیک، آرشیو گفتگوهای اینترنتی و تنظیم‌های شخصی انجام شده برای نرم‌افزارهای کاربردی مختلف نیز نباید از قلم بیافتند. علاوه بر این احتمالاً ممکن است برخی اطلاعات خود را روی رسانه‌های قایل حملی مانند حافظه‌های USB، سخت دیسک‌های قابل حمل، انواع لوح‌های فشرده مثل CD یا DVD و فلاپی دیسک‌ها ذخیره کرده باشید. اگر دارای تارنما هستید، فراموش نکنید که ممکن است تعداد زیادی از متن‌ها و مقاله‌هایی که در طی سالیان متمادی برای تهیه‌ی آن‌ها زحمت کشیده‌اید، در سرور میزبان تارنمای شما ذخیره شده باشد. در آخر، اطلاعات غیر دیجیتالی خود را هم از قلم نیاندازید. اطلاعاتی که معمولاً در دفترچه‌های یادداشت، روزنگارها و نامه‌هایتان ثبت شده و می‌شوند.

    در گام بعدی، باید مشخص شود که کدام یک از فایل‌های شما «نسخه‌های اصلی» و کدام یک «نسخه‌های کپی» هستند. نسخه‌ی اصلی معمولاً به جدیدترین (به‌روزترین) روایت یک فایل یا مجموعه‌ای از فایل‌های خاص گفته می‌شود. نسخه‌ی اصلی در‌واقع همان نسخه‌ای است که در صورت نیاز به ایجاد تغییر یا به‌روز کردن اطلاعات، به سراغ آن می‌روید. بدیهی است که اطلاق نسخه‌ی اصلی و نسخه‌ی کپی به فایل‌هایی که تنها یک روایت از آن را در اختیار دارید، مصداق پیدا نمی کند. گاهی پیش از آن که بتوان نسخه‌های کپی شده از روی نسخه‌ی اصلی را بر اساس تغییرات جدید انجام شده در آن، به‌روز رسانی کرد، ممکن است بر اثر وقوع حادثه‌ای غیر مترقبه، نسخه‌ی اصلی از بین رفته و یا گم شود. مثلاً فرض کنید در حال سفر هستید و هم‌زمان با دریافت اطلاعات جدید، نسخه کپی را که از روی فایل اصلی تهیه کرده و به همراه دارید، دائما به‌روزرسانی می کنید. بدین ترتیب، این نسخه‌ی کپی کم کم به نسخه‌ی اصلی شما بدل می‌شود چرا که حاوی اطلاعات جامع‌تر و جدیدتری است.

    در مرحله‌ی بعد، باید فهرستی از مکان‌های نگهداری نسخه‌های اصلی و کپی اطلاعات مورد نیاز شما، مطابق آن‌چه که در بالا بدان اشاره شد، تهیه شود. این فهرست به شما کمک خواهد کرد، تا نیازهای خود را شناخته و برای تدوین یک برنامه‌ی جامع پشتیبان‌گیری اطلاعات آماده شوید. جدول زیر یک مثال ساده از چنین جدولی را به شما نشان می‌دهد. البته شکی نیست که فهرست شما احتمالاً بلندتر از این فهرست بوده و وسایل ذخیره‌سازی‌ای را که بیش از یک فایل را در خود جای می‌دهند، و هم‌چنین اطلاعاتی را که در بیش از یک وسیله‌ی ذخیره کننده نگهداری می‌شوند را در بر می‌گیرد.

    <table border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </tr> <tr> <td>اسناد الکترونیک</td> <td>اصلی</td> <td>سخت دیسک رایانه</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>چند سند الکترونیکی مهم</td> <td>کپی</td> <td> حافظه‌ی USB</td> <td>همراه خود</td> </tr> <tr> <td>بانک‌های اطلاعاتی مرتبط با برنامه ‌ای کاربردی (عکس ها, آدرس‌ها, تقویم و غیره) </td> <td>اصلی</td> <td>سخت دیسک رایانه</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>چند سند الکترونیکی</td> <td>کپی</td> <td>CD</td> <td>خانه</td> </tr> <tr> <td>رایانامه (ایمیل) و مشخصات رایانامه‌ی (ایمیل) دوستان و آشنایان</td> <td>اصلی</td> <td>شناسه‌ی Gmail</td> <td>اینترنت </td> </tr> <tr> <td>پیامک‌های و مشخصات دوستان و آشنایان ذخیره شده در تلفن همراه</td> <td>اصلی</td> <td>تلفن همراه</td> <td>همراه خود</td> </tr> <tr> <td>اسناد کاغذی (قراردادها, صورت‌حساب‌ها, و غیره)</td> <td>اصلی</td> <td>کشوی میز</td> <td>محل کار</td> </tr> </tbody> </table>

    در جدول بالا ملاحظه می‌کنید که:

    • مثلاً اگر سخت دیسک رایانه‌ی محل کار شما خراب شود یا به اصلاح بسوزد، تنها اسنادی که جان سالم به در خواهند برد آن‌هایی هستند که روی حافظه‌ی USB همراه شما و CDهای موجود در منزل کپی شده بوده‌اند.
    • هم‌چنین بر اساس این جدول هیچ نسخه‌ی آفلاین از رایانامه‌ها (ایمیل)‌ و آدرس‌های اینترنتی شما در جایی نگهداری نمی‌شود، بنابراین اگر رمز عبور مربوط به آن‌ها فراموش شود (یا فرد بدنیتی موفق به نفوذ در اطلاعات شما شده و رمزهای عبور رایانامه‌هایتان (ایمیل) را تغییر دهد) دیگر امکان دست‌رسی به آن‌ها وجود نخواهد داشت.
    • نسخه‌ی کپی از اطلاعات موجود در تلفن همراه وجود ندارد.
    • نسخه‌ی کپی چه به صورت دیجیتال یا فیزیکی از اسناد کاغذی مانند قراردادها و صورت‌حساب‌ها موجود نیست.

    تدوین استراتژی پشتیبان‌گیری از اطلاعات

    برای تهیه نسخه پشتیبان از انواع داده‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره شد، به ترکیبی از نرم‌افزارها و روش‌های ابتکاری نیاز دارید. اما پیش از انجام هرگونه اقدامی، باید از اطلاعات مورد نظر خود نسخه‌های پشتیبان تهیه کنید و نسخه‌های اصلی و کپی را در دو مکان جداگانه نگهداری کنید.

    اسناد الکترونیک - با استفاده از نرم‌افزاری چون Cobian Backup که شرح آن در زیر خواهد آمد، یک نسخه‌ی پشتیبان از همه‌ی اسناد الکترونیکی موجود در رایانه‌ی خود تهیه نمایید. نسخه‌ی پشتیبان را در یک رسانه‌ی قابل حمل ذخیره و آن را در محلی مطمئن نگهداری کنید. سخت دیسک های خارجی (اکسترنال)، CD/DVD یا حافظه های USB را می توان به عنوان گزینه ای محتمل در نظر گرفت. برخی برای این کار از CD یا DVD استفاده می کندد، زیرا خطر باز نویسی و از دست رفتن نسخه پشتیبان در آنها کمتر است. CD های خام آنقدر ارزان هستند که به شما اجازه دهند تا در هر بار تهیه نسخه پشتیبان از یکی از آنها استفاده کنید. از آنجایی که این گروه از داده‌ها غالبا حاوی مهم‌ترین اطلاعات شما هستند، پس برای تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از آن‌ها (اسناد الکترونیکی) بهتر است که از رمزگزاری هم استفاده شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد به فصل چهارم: چگونگی مراقبت از فایل‌های محرمانه‌ی موجود در رایانه و راهنمای TrueCrypt مراجعه کنید.

    فایل‌های مرتبط با نرم‌افزارها- فایل‌های مرتبط با نرم‌افزارها آن دسته از فایل‌ها هستند که تنها در صورت وجود آن نرم‌افزار خاص قابل خوانده شدن هستند. پس از آن که مکان استقرار این فایل‌ها در رایانه‌ی خود را مشخص کردید، برای تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از آن‌ها به همان روش اسناد الکترونیک عمل کنید.

    رایانامه (ایمیل)- برای دسترسی به رایانامه‌های (ایمیل)‌ خود می‌توانید به جای استفاده از مرورگرهای اینترنت، از کلاینت‌های رایانامه (ایمیل) مانند Thunderbird استفاده کنید. برای این کار باید برنامه‌ی Thunderbird را روی رایانه‌ی خود نصب کرده و تنظیم‌های آن را به گونه‌ای که بتواند اطلاعات شناسه‌ی رایانامه‌ی (ایمیل) شما را مستقیماً دریافت کند، تغییر دهید. راهنمای Thunderbird بطور مفصل طریقه انجام این کار را به شما نشان می دهد. همچنین در بسیاری از سرویس‌های رایانامه (ایمیل)، دستورالعمل لازم برای چگونگی مرتبط شدن با برنامه‌های کلاینت رایانامه (ایمیل) و نحوه‌ی وارد کردن اطلاعات شناسه‌ی خود در آن‌ها، موجود می‌باشد. در این رابطه همچنین می توانید به بخش منابعی برای مطالعات بیشتر رجوع کنید. اگر تصمیم بگیرید پیام های ایمیل قدیمی خود را به رایانه تان منتقل کنید تا در سرور ایمیل در دسترس نباشند (مثلا به دلایل امنیتی) اطمینان حاصل کنید که اسناد الکترونیک را مطابق آنچه در زیر شرح داده شده است پشتیبان گیری کنید.

    اطلاعات ذخیره شده در حافظه‌ی تلفن همراه - برای پشتیبان‌گیری از شماره تلفن‌ها و پیامک‌های ذخیره شده در تلفن همراه، باید آن را به رایانه‌ی خود متصل کنید. این کار معمولا از طریق نرم‌افزارهای مخصوص، که معمولاً در تارنمای شرکت سازنده و سی دی همراه تلفن وجود دارند، نقل و انتقال اطلاعات را انجام داد. گاهی برای اتصال تلفن همراه به رایانه به کابل USB از نوع خاص آن نیاز هست.

    اسناد کاغذی - اگر امکان‌پذیر باشد باید همه‌ی این سندهای کاغذی مهم را اسکن و در کنار سایر اسناد الکترونیکی دیگر به همان ترتیبی که قبلا گفته شد، پشتیبان‌گیری کرد.

    در پایان و پس از انجام کارهای بالا، باید تمام وسایل ذخیره‌ساز موجود، انواع مختلف داده‌ها و نسخه‌های پشتیبان تهیه شده را به گونه‌ای سازمان‌دهی نمود، که بتوان مصونیت لازم را برای اطلاعات مهم کاربر به وجود آورد:

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </td> </tr> <tr> <td>اسناد الکترونیک</td> <td>اصلی</td> <td>سخت دیسک رایانه</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>اسناد الکترونیک</td> <td>کپی</td> <td>CD</td> <td>خانه</td> </tr> <tr> <td>چند سند الکترونیکی مهم</td> <td>کپی</td> <td> حافظه‌ی USB</td> <td>همراه خود</td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </td> </tr> <tr> <td>بانک‌های اطلاعاتی مرتبط با برنامه‌های کاربردی</td> <td>اصلی</td> <td>سخت دیسک رایانه</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>بانک‌های اطلاعاتی مرتبط با برنامه‌های کاربردی</td> <td>کپی</td> <td>CD</td> <td>خانه</td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </td> </tr> <tr> <td>رایانامه (ایمیل) و آدرس‌های رایانامه (ایمیل)</td> <td>کپی</td> <td>شناسه‌ی Gmail</td> <td>اینترنت </tr> <tr> <td>رایانامه (ایمیل) و آدرس‌های رایانامه (ایمیل)</td> <td>اصلی</td> <td>برنامه‌ی Thunderbird نصب شده در رایانه‌ی محل کار</td> <td>محل کار</td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </td> </tr> <tr> <td>پیامک‌ها و آدرس‌های ذخیره شده در حافظه‌ی تلفن همراه</td> <td>اصلی</td> <td>تلفن همراه</td> <td>همراه خود</td> </tr> <tr> <td>پیامک‌ها و آدرس‌های ذخیره شده در حافظه‌ی تلفن همراه</td> <td>کپی</td> <td>سخت دیسک رایانه</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>پیامک‌ها و آدرس‌هاب ذخیره شده در حافظه‌ی تلفن همراه</td> <td>کپی</td> <td>سیم کارت پشتیبان</td> <td>منزل</td> </tr> </tbody> </table>

    <table width="100%" border="1"> <tbody> <tr> <th>نوع داده‌ها</th> <th>اصلی/کپی</th> <th>وسیله‌ی ذخیره‌ساز</th> <th>محل نگهداری</th> </td> </tr> <tr> <td>اسناد کاغذی</td> <td>اصلی</td> <td>کشوی میز</td> <td>محل کار</td> </tr> <tr> <td>اسناد اسکن شده</td> <td>کپی</td> <td>CD</td> <td>خانه</td> </tr> </tbody> </table>

    اردلان: من افرادی را می‌شناسم که اطلاعات مهم خود را در شناسه‌ی Gmail نگهداری می‌کنند، یعنی یا آن‌ها را به رایانامه (ایمیل) تبدیل کرده و یا به عنوان پیوست در قسمت Draft ذخیره می‌کنند. آیا شناسه‌ی رایانامه (ایمیل) به عنوان «محل فیزیکی ثانوی» نگهداری اطلاعات در نظر گرفته می‌شود؟

    نوید: این کار به نظر من خیلی زمان‌بر است. مثلاً فکر می‌کنید چند فایل را در هفته می‌خواهید از این راه در شناسه‌ی رایانامه (ایمیل) ذخیره کنید. علاوه بر این باید این مسأله را هم در نظر داشته باشید که اگر کسی به شناسه‌ی رایانامه (ایمیل) شما دست‌رسی پیدا کند، خواهد توانست با آن اطلاعات هر کاری که بخواهد بکند. من پیشنهاد می‌کنم که از اتصال HTTPS جی‌میل برای ذخیره صندوقچه‌های رمزنگاری شده KeePass یا Trucrypt استفاده کنید، چرا که این فایل‌ها رمزنگاری شده و حتا در صورت لو رفتن رمز عبور شناسه‌ی شما کسی به محتوای این فایل‌ها پی نخواهد برد.

    تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان دیجیتال

    از میان اطلاعاتی که در بالا به آن‌ها اشاره شد، بیش‌تر کاربران نگران تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از اسناد الکترونیکی خود هستند. اصطلاح اسناد الکترونیک تا حدودی مبهم و دو پهلو است اما به طور کلی به فایل‌هایی گفته می‌شود که کاربر با آن‌ها سر و کار دارد و می‌تواند آن‌ها را یا با دو بار کلیک کردن و یا از طریق برنامه‌ی کاربردی مخصوص باز کند، در آن‌ها تغییر ایجاد کند و دوباره آن‌ها را ببندد. اسناد الکترونیکی به طور خاص شامل: فایل‌های متنی ساده، اسناد متنی صفحه‌بندی شده، اسلایدهای دیجیتال مخصوص سمینار و سخنرانی‌ها، فایل‌های PDF، صفحه‌ی گسترده و امثال این‌ها می‌شود. اسناد الکترونیکی را معمولا بر خلاف پیام‌های رایانامه (ایمیل) نمی‌توان با نسخه‌های موجود روی سرورهای اینترنتی، مطابقت زمانی داد.

    در هنگام تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از اسناد الکترونیک، نباید فایل‌های مرتبط با نرم‌افزارهای کاربردی را از قلم انداخت. مثلاً اگر از نرم‌افزار تقویم یا آدرس‌های الکترونیک استفاده می‌کنید، باید زیرشاخه‌ای را که این برنامه‌ها، داده‌های خود را در آن ذخیره می‌کنند، پیدا کنید. اگر شانس یارتان باشد، فایل‌های مرتبط با نرم‌افزارها نیز در شاخه‌ی اسناد الکترونیک ذخیره خواهند شد. به عنوان مثال در سیستم عامل ویندوز شاخه‌ی My Documents برای ذخیره‌ی اسناد الکترونیک پیش‌بینی شده است. به هر حال صرفن ظر از این که فایل‌های شما در کنار اسناد الکترونیک ذخیره گردند یا خیر، در هنگام تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان نباید آن‌ها را نادیده گرفت.

    پیام‌هایی که با نرم‌افزارهایی چون Thunderbird ذخیره می‌شوند نیز از نوع فایل‌های وابسته به نرم‌افزار می‌باشند. اگر از این گونه برنامه‌های مدیریت رایانامه (ایمیل) استفاده می‌کنید، به خصوص اگر نمی‌خواهید نسخه‌ای از پیام‌های شما روی سرور مربوطه ذخیره گردد یا نمی‌دانید که چگونه این کار را انجام دهید، باید بانک اطلاعاتی رایانامه‌ی (ایمیل)‌ خود را نیز به نسخه‌ی پشتیبان اطلاعات خود پیوست کنید و در هنگام پشتیبان‌گیری دوره‌ای، آن‌ها را از قلم نیاندازید. فایل‌های تصویری و ویدئویی را نیز بسته به آن که چگونه با آن‌ها سر و کار داشته باشید می‌توانید جزء اسناد الکترونیک به حساب آورید. برنامه‌هایی مانند Windows Media Player و iTunes برای ذخیره فایل‌های صوتی و تصویری مانند بانک‌های اطلاعاتی عمل می‌کنند. اگر از چنین برنامه‌هایی برای پخش موسیقی یا فیلم استفاده می‌کنید، باید رد پای فایل‌های صوتی یا تصویری مورد نیاز خود را دنبال کنید و محل ذخیره آن‌ها را روی سخت دیسک رایانه‌ی خود بیابید و در صورت تمایل آن‌ها را به نسخه‌ی پشتیبان دیجیتال خود اضافه کنید.

    وسیله‌های ذخیره‌ساز

    پیش از تهیه‌ی نسخه‌های پشتیبان از اسناد الکترونیک، باید در مورد نوع وسایل و تجهیزات ذخیره‌ساز مورد نیاز برای این عمل، تصمیم بگیرید. وسایل ذخیره‌ساز انواع مختلفی دارد که در ادامه به شرح هر یک پرداخته خواهد شد.

    حافظه‌های USB

    حافظه‌های USB چندان گرانقیمت نیستند و می توانند حتی دارای ظرفیت های بالایی برای ذخیره اطلاعت باشند. اطلاعات ذخیره شده روی حافظه‌های USB را می‌توان بارها پاک کرده و دوباره بازنویسی نمود. حافظه‌های USB نیز از طول عمر محدودی برخوردارند که تا اندازه زیادی به نوع و میزان استفاده از آنها بستگی دارد، اما طول عمرشان معمولاً حول و حوش ۱۰ سال تخمین زده می‌شود.

    لوح‌های فشرده (CD)

    معمولا هر CD ظرفیتی معادل 700 مگابایت دارد. اگر تصمیم دارید از CD برای نگهداری نسخه‌ی پشتیبان اطلاعات خود استفاده کنید به درایو مخصوص CD و نرم‌افزار مخصوص و تعدادی CD خام نیازمندید. اگر می‌خواهید هر چند وقت یک بار اطلاعات موجود روی CD را پاک کنید و یا فایل‌های ذخیره شده روی آن را به‌روز کنید، درایو و CDهای شما باید از نوع RW (قابل بازنویسی) باشند. امروزه در همه‌ی سیستم‌‌عامل‌های عمده مثل Windows XP نرم‌افزارهایی تعبیه شده است که امکان کپی فایل‌ها روی CD و CD-RW را برای کاربران فراهم می‌سازد. لازم به ذکر است که اطلاعات ذخیره شده روی لوح‌های فشرده معمولاً عمری معادل ۵ تا ۱۰ سال دارند. اگر می‌خواهید نسخه‌های پشتیبان را برای مدت طولانی‌تری روی CD نگهدارید، بهتر است بطور دوره ای از CD‌های قدیمی‌تر روی CDهای جدید کپی بگیرید. راه حل دیگر آن است که از CDهای مرغوب‌تر که طول عمر بیش‌تری دارند استفاده کنید یا کلاً روش پشتیبان‌گیری دیگری را برگزینید.

    Digital Video Discs (DVDs)

    DVDها می‌توانند تا 4.7 گیگابایت اطلاعات را در خود نگه دارند. طرز کار با آن‌ها تا حدود زیادی مشابه با لوح‌های فشرده است با این تفاوت که به تجهیزات نسبتاً گران‌تری نیازمندند. برای استفاده از این نوع دیسک‌ها به تجهیزاتی چون دیسک چرخان DVD یا DVD-RW و دیسک‌های متناسب با آن‌ها نیاز دارید. همانند لوح‌های فشرده، اطلاعات ذخیره شده روی DVDها نیز پس از مدتی فرسوده و غیرقابل استفاده می‌شوند.

    سرورهای اینترنتی

    سرورهای پشتیبان اینترنتی معمولاً از ظرفیت نامحدودی برای ذخیره‌ی اطلاعات برخوردارند، اما تصمیم به استفاده از آن‌ها به عواملی چون سرعت و ثبات ارتباط اینترنتی شما بستگی دارد. به خاطر داشته باشید که مستقر کردن یک سرور پشتیبان در محل کار، با اصل نگهداری نسخه‌های کپی و اصلی در دو مکان جداگانه، مغایرت دارد. برخی تارنماها نیز خدمات رایگان ذخیره اطلاعات را به کاربران خود ارائه می‌دهند. اما باید با دقت میزان خطرات مربوط به ذخیره اطلاعات خود بصورت آنلاین را در نظر بگیرید. با توجه به این که در بسیاری از موارد، کاربر هیچ شناختی از گردانندگان تارنما ندارد و نمی‌تواند صد درصد به آن‌ها اعتماد کند، توصیه می‌شود که اطلاعات خود را ابتدا رمزنگاری کرده و سپس در آن تارنمای بارگذاری کند. در بخش منابعی برای مطالعه‌ی بیش‌تر به نام و آدرس برخی این تارنماها اشاره شده است.

    نرم‌افزار های مخصوص پشتیبان گیری

    نرم‌افزار Cobian Backup یکی از ابزارهای ویژه‌ی پشتیبان‌گیری است که شیوه‌ی کار با آن ساده بوده و می‌توان آن را به گونه‌ای تنظیم کرد که به صورت خودکار و در فواصل زمانی معین از اطلاعات موجود در رایانه پشتیبان بگیرد و هر بار فقط فایل‌هایی به نسخه‌ی پشتیان اضافه کند که نسبت به دفعه‌ی قبل دچار تغییر شده‌اند. نرم‌افزار Cobian Backup هم‌چنین می‌تواند فایل‌ها را در حین پشتیبان‌گیری، فشرده سازد تا فضای کم‌تری را آشغال کنند.

    کتاب‌چه: راهنمای استفاده از Cobian Backup را فرا بگیرید

    مطابق معمول، توصیه می‌شود که با استفاده از نرم افزرارهایی چون TrueCrypt نسخه های پشتیبان خود را رمزنگاری کنید. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این مورد به فصل چهارم: چگونگی مراقبت از فایلهای محرمانه موجود در رایانه فصل چهارم: چگونگی مراقبت از فایلهای محرمانه موجود در رایانه مراجعه کنید.

    کتاب‌چه: کار با TrueCrypt را یاد بگیرید

    <p>

    نکته‌هایی که در هنگام استفاده از ابزارهای بالا برای پشتیبان‌گیری از اطلاعات باید به آن‌ها توجه داشته باشید، عبارتند از:

    • فایل‌های موجود روی رایانه‌تان را سازمان‌دهی کنید. سعی کنید همه‌ی شاخه‌هایی را که حاوی اسناد الکترونیکی مورد نیاز شما هستند به یک مکان؛ مثلاً شاخه‌‌ی My Documents منتقل کنید.
    • اگر از نرم‌افزاری استفاده می‌کنید که فایل‌های مرتبط با خود را در بانک اطلاعاتی مخصوصی ذخیره می‌کند، ابتدا باید مکان آن بانک اطلاعاتی را در رایانه‌ی خود پیدا کنید و فایل‌های مورد نیاز خود را به شاخه‌ای که اسناد الکترونیکی خود را در آن نگهداری می‌کنید منتقل نمایید.
    • برنامه‌ی زمان‌بندی شده‌ی معینی را برای انجام پشتیبان‌گیری مشخص نمایید.
    • سعی کنید تا خط مشی تهیه‌ی نسخه‌های پشتیبان را برای آن دسته از همکاران خود که تا کنون از برنامه‌ی مشخصی برای پشتیبان‌گیری از اطلاعات پیروی نمی‌کرده‌اند، تدوبن و به آن‌ها کمک کنید تا اهمیت این موضوع را درک کنند.
    • روند بازیابی اطلاعات از روی نسخه‌های پشتیبان را آزمایش کنید. به خاطر داشته باشید آن‌چه که در زمان نیاز به اطلاعات نسخه‌های پشتیبان اهمیت بسیاری پیدا می‌کند، امکان بازیابی مطمئن اطلاعات پشتیبان‌گیری شده است.

    اردلان: بسیار خوب. من یک نسخه‌ی پشتیبان رمزنگاری شده از اطلاعاتم تهیه و آن برای روی یک لوح فشرده ذخیره کردم. برنامه‌ی Cobian را طوری تنظیم کرده‌ام که هر چند روز یک بار نسخه‌های پشتیبان من را به‌روز کند. میز محل کار من دارای کشوی قفل‌دار است. من تصمیم دارم تا لوح فشرده نسخه‌ی پشتیبان اطلاعتم را در این کشو نگهداری کنم تا گم نشود.

    نوید: اما اگر محل کار شما دچار آتش‌سوزی شود چه می کنید؟ در این صورت رایانه، میز کار، لوح‌های فشرده نسخه‌ی پشتیبان، همه و همه از بین خواهند رفت. حتا اگر سارقی تصمیم به سرقت از محل کار شما بگیرد، آیا فکر می‌کنید که قفل کوچک کشوی میز شما مانع از آن خواهد شد که محتویات آن به سرقت نرود؟

    بازیابی اطلاعاتی که اتفاقی پاک شده‌اند

    زمانی که در رایانه‌های مبتنی بر سیستم‌عامل ویندوز فایلی پاک می‌شود، اگر چه نام آن از فهرست فایل‌ها حذف شده است، ولی محتویات آن هم‌چنان در سخت‌دیسک رایانه موجود است. حتا پس از آن که Recycle Bin را خالی کنید، اطلاعات مربوط به فایل‌هایی که پاک شده‌اند را هنوز می‌توان بر روی سخت‌دیسک پیدا کرد. برای آشنایی بیش‌تر با این مفهوم به فصل ششم: چگونگی حذف اطلاعات محرمانه مراجعه کنید.

    برخی اوقات اگر فایل یا شاخه مهمی اتفاقی پاک شود، ایراد امنیتی فوق این بار به نفع شما عمل کرده و ممکن است مشکلتان را حل کند. برای بازیابی فایل‌هایی که اخیراً پاک شده‌اند، برنامه‌های متعددی وجود دارتد که از جمله می‌توان به نرم‌افزارRecuva اشاره کرد.

    کتابچه Recuva - راهنمای بازیابی فایل را یاد بگیرید.

    این ابزارها همیشه موفق عمل نمی‌کنند، زیار ویندوز ممکن است اطلاعات جدیدی روی داده‌های پاک شده شما نوشته شده باشد. بنابراین، سعی کنید در فاصله‌ی زمانی بین پاک شدن یک فایل و تلاش برای بازیابی آن با استفاده از ابزارهایی مانند Recuva حداقل فعالیت‌های ممکن را با رایانه خود انجام دهید. به عبارت دیگر قبل از آن که برای بازیابی فایل پاک شده اقدام موثری انجام دهید، نباید با رایانه خود هیچ کار دیگری بکنید. تا احتمال بازیابی فایل‌های مذکور را تا حد ممکن بالا ببرد. این همچنین بدان معنی است که پس از پاک شدن یک فایل مهم، بهتر است به جای نصب کردن Recuva بر روی رایانه خود از نسخه قابل حمل آن استفاده کنید. نصب کردن نرم افزار مستلزم نوشته شدن اطلاعات جدید بر روی فایل سیستم است، که ممکن تصادفا بر روی داده های حساسی که سعی در بازیابی آن دارید نوشته شود.

    اگرچه اجرای یک برنامه‌ی مدون و مشخص و همچنین فراگیری نحوه‌ی کار با ابزارهای متعددی که در این فصل به آن‌ها اشاره شد، کاری پرزحمت و طاقت‌فرسا به نظر می‌آید، ولی شک نداشته باشید که بعد از انجام این کار، پشتیبان‌گیری و به کار بستن سیاست‌های طراحی شده، کار آسانی خواهد بود. به علاوه از آن‌جا که تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان یکی از مهم‌ترین جنبه‌های امنیت داده‌هاست، لذا انجام مراحل متعدد آن به زحمتش می‌ارزد.

    منابعی برای مطالعه‌ی بیش‌تر

    • برای کسب اطلاعات بیش‌تر برای تهیه‌ی نسخه‌های پشتیبان و هم‌چنین نحوه‌ی بازیابی اطلاعات به فصل Information Backup, Destruction and Recovery در کتاب Digital Security and Privacy for Human Rights Defenders مراجعه کنید.
    • توجه داشته باشید که سرویس های پشتیبان گیری آنلاین خطرات جدیدی به همراه دارند. بنابراین بهتراست که اطلاعات مهم و حساس خود را پیش از بارگزاری در سرور رمزنگاری کنید. با فرض اینکه اقدام فوق را انجام می دهید، تعدادی سرویس رایگان ذخیره‌ی آنلاین داده‌ها وجود دارند که می توان از آنها برای پشتیبان گیری از اطلاعات استفاده کرد. از بین آنها می توان به Wuala, SpiderOak, Google
      Drive
      , tahoe-lafs اشاره کرد.
    • یک مقاله‌ی جالب و مفید در باره‌ی بازیابی داده‌ها در Wikipedia.