Sao lưu và khôi phục thông tin đã mất

Cập nhật14 March 2024

Có một câu nói phổ biến giữa các chuyên gia hỗ trợ máy tính là: "vấn đề không phải là chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn bị mất dữ liệu; mà là khi nào bạn sẽ bị mất dữ liệu." Một kế hoạch sao lưu có thể giảm thiểu những gì bạn mất, do đó bạn vẫn có thể truy cập thông tin quan trọng nếu bất kỳ thiết bị nào của bạn bị đánh cắp, tịch thu hoặc hư hỏng. Hãy thực hiện hoặc cân nhắc các bước sau để lên kế hoạch trước.

Khôi phục thông tin đã xóa hoặc bị mất

Để biết phải làm gì khi bị mất dữ liệu, bạn có thể bắt đầu khắc phục sự cố với hướng dẫn của Digital First Aid Kit trong phần Tôi bị mất dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng các công cụ được liệt kê trong phần này để khôi phục dữ liệu đã bị xóa hoặc bị mất khi lưu trữ trong máy tính hoặc thiết bị ngoại vi.

Hãy nhớ rằng những công cụ này sẽ không hữu ích nếu thiết bị của bạn đã ghi dữ liệu mới đè lên thông tin đã xóa. Nếu có thể, hãy ngừng sử dụng thiết bị của bạn cho đến khi bạn đã cố khôi phục các tập tin (hoặc nhờ ai đó làm cho bạn). Thực hiện thêm một vài thao tác trên thiết bị của bạn để ghi đè lên các tệp bạn đã xoá để không ai có thể truy xuất được. Bạn sử dụng máy tính của mình càng lâu trước khi cố gắng khôi phục tập tin thì khả năng truy xuất được dữ liệu càng ít.

Dành cho Linux, macOS, and Windows

• Thử sử dụng TestDisk & PhotoRec. Xem hướng dẫn đầy đủ để biết cách sử dụng.

Dành cho Windows

• Thử sử dụng Recuva. Xem hướng dẫn tại đây.

Tạo kế hoạch sao lưu dữ liệu

Để tạo kế hoạch dự phòng, hãy thực hiện theo các bước sau:

Sắp xếp thông tin của bạn

Trước khi bạn lập kế hoạch sao lưu, hãy cố gắng di chuyển tất cả các thư mục chứa những tệp mà bạn định sao lưu vào một vị trí duy nhất, chẳng hạn như bên trong thư mục "Documents" hoặc "My Documents".

Xác định thông tin của bạn là gì và ở đâu

Bước đầu tiên để thực hiện kế hoạch sao lưu là nghĩ xem vị trí hiện tại của thông tin cá nhân và dữ liệu công việc của bạn đang ở đâu. Ví dụ: email của bạn có thể được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, trên máy tính của riêng bạn hay ở cả hai nơi cùng một lúc. Tất nhiên, bạn có thể có nhiều tài khoản email.

Sau đó là những tài liệu quan trọng trên máy tính bạn sử dụng ở văn phòng hoặc ở nhà: tài liệu soạn thảo văn bản, bài thuyết trình, tệp PDF và bảng tính, v...v. Máy tính và thiết bị di động của bạn cũng lưu trữ danh bạ, lịch sử trò chuyện và cài đặt chương trình cá nhân, tất cả đều có thể được coi là dữ liệu nhạy cảm.

Bạn cũng có thể đã lưu trữ một số thông tin trên các công cụ khác như thẻ nhớ USB, ổ cứng di động và các phương tiện lưu trữ khác.. Nếu bạn có một trang web, nó có thể lưu các bài viết được xây dựng trong nhiều năm làm việc. Cuối cùng, đừng quên các dữ liệu phi kỹ thuật số của bạn, chẳng hạn như sổ tay, nhật ký và thư từ.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách lập bản đồ dữ liệu của mình trong Phần hướng dẫn bảo mật toàn diện về cách tìm hiểu và lập danh mục thông tin.

Xác định đâu là bản chính và đâu là bản sao

Khi sao lưu tệp, đôi khi bạn nên sử dụng quy tắc 3-2-1, nghĩa là: có ít nhất 3 bản sao của bất kỳ dữ liệu nào, ở ít nhất 2 vị trí, với ít nhất 1 bản sao ở vị trí khác với bản gốc.

Trước khi bạn bắt đầu tạo bản sao lưu, hãy quyết định tệp nào là "bản chính" và tệp nào là bản sao. Bản chính phải là phiên bản cập nhật nhất của một tệp hoặc tập hợp các tệp cụ thể; nó phải là phiên bản mà bạn dùng để chỉnh sửa nếu cần cập nhật nội dung. Điều này không áp dụng cho các tệp mà bạn chỉ có một bản sao, nhưng nó cực kỳ quan trọng đối với một số loại thông tin.

Một tình huống thảm họa hay xảy ra là chỉ có các bản sao của một tài liệu quan trọng được sao lưu còn bản chính thì bị mất hoặc bị hủy trước khi những bản sao đó được cập nhật. Ví dụ: bạn đi du lịch trong một tuần, phần cập nhật bản sao của một bảng tính quan trọng được lưu trên thẻ nhớ USB. Bạn nên coi bản đó là bản chính của mình, vì nó cập nhật hơn các bản sao dự phòng mà bạn đã tạo tại văn phòng.

Ghi lại vị trí thực tế của tất cả các bản chính và bản sao của dữ liệu mà bạn xác định. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của bản thân và bắt đầu xác định cách sao lưu phù hợp. Bảng dưới đây là một ví dụ rất cơ bản. Danh sách của bạn có thể dài hơn và chứa nhiều hơn một loại dữ liệu hoặc các loại dữ liệu được lưu trữ trên nhiều thiết bị.

Trong bảng trên, bạn có thể thấy rằng:

• Các tài liệu duy nhất sẽ tồn tại khi ổ cứng máy tính văn phòng của bạn gặp sự cố là các bản sao trên USB và trên các phương tiện lưu trữ khác cũng như tài liệu được chia sẻ trên máy chủ và các bản sao lưu trên đĩa CD.
• Bạn không có bản sao ngoại tuyến của email hoặc sổ địa chỉ của mình, vì vậy nếu bạn quên mật khẩu email của mình (hoặc nếu ai đó cố tình thay đổi mật khẩu), bạn sẽ mất quyền truy cập chúng.
• Bạn không có bản sao của bất kỳ dữ liệu nào trên điện thoại di động của mình.
• Bạn không có bản sao trùng lặp, cả kỹ thuật số lẫn vật lý, của các tài liệu in, ví dụ như hợp đồng và hóa đơn.

Sau khi làm theo danh sách kiểm tra trong phần này, bạn nên sắp xếp lại các thiết bị lưu trữ, loại dữ liệu và bản sao lưu của mình hợp lý để đề phòng xảy ra thảm hoạ. Ví dụ:

Trong bảng mới, bạn sẽ có 3 bản sao dữ liệu: trong máy tính, trong máy chủ tại văn phòng và tại nhà, ở 2 nơi và có ít nhất một bản sao bên ngoài văn phòng. Quy tắc 3-2-1 :)

Sau khi hoàn thành danh sách kiểm tra, bạn nên tiến hành sao lưu dữ liệu.

Sao lưu tệp trong máy tính của bạn sang thiết bị ở văn phòng/nhà riêng

Lưu trữ bản sao lưu của bạn trên phương tiện lưu trữ di động để bạn có thể mang nó đến một vị trí an toàn hơn. Ổ cứng ngoài hoặc USB là những lựa chọn phù hợp.

Vì các tệp bạn muốn sao lưu thường chứa thông tin nhạy cảm nhất nên điều quan trọng là bạn phải bảo vệ chúng bằng cách sử dụng mã hóa. Bạn có thể tìm hiểu cách thực hiện việc này trong phần hướng dẫn của chúng tôi về cách làm thế nào để bảo vệ dữ liệu trên máy tính.

Dành cho Linux

• Hầu hết các bản phân phối Linux đều có công cụ sao lưu. Ubuntu có một công cụ tích hợp tên là Déjà Dup cho phép bạn sao lưu và mã hóa các tệp của mình. Xem hướng dẫn về Déjà Dup tại đây.

Dành cho macOS

• Sao lưu vào ổ đĩa ngoài bằng Time Machine.

Dành cho Windows

• Thực hiện theo hướng dẫn tại Cách sao lưu tệp của bạn trong Windows.

Sao lưu dữ liệu từ điện thoại của bạn sang thiết bị ở văn phòng/nhà riêng

Nếu bạn đang sao lưu thiết bị di động của mình vào máy tính, bước tiếp theo là lưu trữ bản sao đó vào một thiết bị lưu trữ bên ngoài. Hãy cài đặt điện thoại của bạn ở chế độ tự động sao lưu.

Để sao lưu danh bạ, tin nhắn văn bản, cài đặt và dữ liệu khác trên điện thoại di động, bạn có thể kết nối điện thoại với máy tính bằng cáp USB. Bạn cũng có thể cần cài đặt phần mềm từ trang web của nhà sản xuất điện thoại của bạn.

Dành cho Android

• Di chuyển các tập tin từ thiết bị Android của bạn sang máy tính.
• Nếu bạn thấy khó sao lưu tất cả các loại thông tin khác nhau từ điện thoại Android sang máy tính, bạn có thể sao lưu lên Dịch vụ đám mây của Google bằng các công cụ tích hợp trong thiết bị của bạn. Hãy nhớ rằng trong trường hợp này thông tin của bạn sẽ được lưu trên máy chủ do Google sở hữu.

Dành cho iOS

• Sao lưu dữ liệu vào máy tính macOS của bạn
• Sao lưu dữ liệu vào máy tính Windows của bạn
• Đảm bảo bạn đã lựa chọn mã hóa bản sao lưu cục bộ và tạo mật khẩu mạnh.

Bạn hãy cân nhắc có nên sao lưu dữ liệu lên các dịch vụ "đám mây" hay không

Cân nhắc xem bạn nên sử dụng tính năng mã hóa dữ liệu được tích hợp trong dịch vụ đám mây (được gọi là dịch vụ "mã hóa đầu cuối" hoặc dịch vụ lưu trữ "zero-knowledge") hay tự mã hóa tệp của bạn rồi lưu trên dịch vụ đám mây.

Bảo vệ dữ liệu của bạn trước khi tải lên các dịch vụ đám mây

• Tải và sử dụng Cryptomator và sử dụng nó để bảo vệ tệp mà bạn muốn lưu trữ trên dịch vụ đám mây.
• Ngoài ra, hãy sử dụng VeraCrypt để tạo thư mục được mã hóa, sau đó tải lên dịch vụ đám mây.

Các dịch vụ đám mây được mã hóa

Nếu bạn quyết định lưu dữ liệu của mình trên dịch vụ đám mây, hãy cân nhắc sử dụng một trong các tùy chọn có mã hoá sau đây:

• Proton Drive (cho phép sử dụng miễn phí 5 GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• Mega.io (cho phép sử dụng miễn phí 20 GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• Sync (cho phép sử dụng miễn phí 5GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• Internxt (cho phép sử dụng miễn phí 10 GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• Skiff Drive (cho phép sử dụng miễn phí 10 GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• Filen (cho phép sử dụng miễn phí 10 GB đầu, sau đó bạn phải trả phí)
• PCloud (yêu cầu trả phí, đặc biệt là với dịch vụ mã hoá pCloud)
• SpiderOak (yêu cầu trả phí)
• Tresorit (yêu cầu trả phí)
• Nextcloud (NextCloud có thể tự lưu trữ nếu bạn có máy chủ riêng hoặc bạn có thể chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ cho bạn ít nhất 2 GB miễn phí.)

Sao lưu dữ liệu lên các dịch vụ đám mây bằng công cụ tích hợp trong thiết bị của bạn

Dành cho Android

• Sao lưu vào tài khoản Google của bạn.
• Bản sao lưu được tải lên máy chủ Google và được mã hóa bằng mật khẩu Tài khoản Google của bạn. Đối với một số dữ liệu, mã PIN khóa màn hình, mã hoá bằng hình vẽ hoặc mật khẩu của bạn cũng được sử dụng để mã hóa dữ liệu của bạn.

Dành cho iOS

• Sử dụng iCloud.
• Mã hóa bản sao lưu iOS của bạn.

Dành cho macOS

• Sử dụng iCloud.
• Bật Bảo vệ dữ liệu nâng cao cho iCloud.

Dành cho Windows

• Sử dụng OneDrive.

Sao lưu thư điện tử của bạn

• Bạn có thể sử dụng trình duyệt mail (như Thunderbird) để thường xuyên xem và sao lưu email của mình trên thiết bị. Bạn có thể đọc phần giải thích về sự khác biệt giữa việc tải xuống email bằng POP3 (xóa email của bạn khỏi máy chủ) hoặc IMAP (giữ email trên máy chủ) trong tài liệu chính thức của Thunderbird. Hầu hết các dịch vụ email đều cung cấp hướng dẫn về cách thiết lập trình duyệt mail để nhận email của bạn bằng POP3 hoặc IMAP.

Quét và sao lưu tài liệu đã in ra giấy

• Nếu có thể, hãy scan (hoặc chụp ảnh) tất cả các giấy tờ quan trọng của bạn. Sau đó, sao lưu bản quét hoặc hình ảnh đã chụp cùng với các tài liệu điện tử khác của bạn như đã thảo luận ở trên.

Lên lịch sao lưu dữ liệu

• Để sao lưu tất cả các loại dữ liệu được liệt kê ở trên, bạn sẽ cần kết hợp cả phần mềm và quy trình. Đảm bảo rằng mỗi loại dữ liệu được lưu trữ ở ít nhất hai vị trí riêng biệt.

Thực hành khôi phục dữ liệu

• Sau khi sao lưu xong, bạn hãy kiểm tra để chắc chắn rằng bạn biết cách mở tệp và sử dụng chúng. Hãy nhớ rằng, quy trình khôi phục dữ liệu mới là điều quan trọng nhất chứ không phải quy trình sao lưu!

Thiết lập quy trình dành cho đồng nghiệp

• Nếu bạn đang làm việc theo nhóm, hãy viết và chia sẻ các quy trình cho tất cả mọi người để cùng sao lưu dữ liệu một cách đáng tin cậy và an toàn. Hãy thảo luận những rủi ro mà việc mất dữ liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của bạn. Mọi người có thể cùng thảo luận để điền vào mô hình trong phần trước nhằm xác định tất cả dữ liệu mà bạn đang làm trong nhóm.

Các ý kiến khác

Khi bạn lập một kế hoạch sao lưu dữ liệu, hãy nghĩ về nó ở một góc độ lớn hơn và tự hỏi bản thân: "Làm thế nào để phục hồi sau thảm họa và tiếp tục làm việc?"

Kế hoạch của bạn không nên chỉ bao gồm các tập tin của bạn mà còn liên quan đến:

• Phần mềm bạn sử dụng, và giấy phép cho phần mềm đó,
• Làm thế nào bạn có thể thay thế thiết bị nếu nó bị mất, bị phá hủy, hoặc bị tịch thu,
• Có một nơi chốn để bạn có thể tiếp tục làm việc khi khủng hoảng diễn ra.

Lập kế hoạch cho điều này cũng có nghĩa là bạn nên dự trù một khoản kinh phí để phục hồi nếu có mất mát. Ví dụ: bạn có thể cân nhắc ghi số tiền này vào một khoản trợ cấp.