5. Recuperar información perdida

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    Cada nuevo método de almacenamiento o transferencia de información digital tiende a introducir muchas más formas nuevas en las que la información en cuestión puede perderse, ser capturada o destruida. Años de trabajo pueden desaparecer en un instante, como resultado de un robo, un momento de descuido, la confiscación del hardware de la computadora, o simplemente debido a que la tecnología de almacenamiento es frágil por naturaleza. Existe un dicho común entre los profesionales dedicados al soporte técnico en el campo de la informática: "la cuestión no es si vas a perder tus datos; sino cuando." Por tanto, cuando esto te ocurra, es extremadamente importante que ya cuentes con un medio actualizado y probado de respaldo para poder restituir tus datos. Normalmente el día en que te recuerdan la importancia de un sistema de respaldo es al día siguiente que necesitaste tener uno en funcionamiento.

    A pesar de ser uno de los elementos fundamentales de seguridad informática, el formular una política efectiva de mantenimiento de un respaldo no es tan simple como parece. Varios problemas se combinan para hacer de esto un obstáculo significativo, incluyendo la necesidad de almacenar datos originales y copias de seguridad o respaldos en diferentes ubicaciones físicas, la importancia de mantener confidenciales las copias de seguridad, y el reto de coordinar entre distintas personas quién comparte información con quién, utilizando sus propios dispositivos portátiles de almacenamiento. Además de las copias de seguridad o respaldos y las tácticas de recuperación de archivos, este capítulo se ocupa de dos herramientas específicas, el Cobian Backup y el Recuva.

    Contexto

    Elena es una activista ecológica en un país de habla rusa, donde ha comenzado a crear un sitio web que dependerá de la presentación creativa de imágenes, videos, mapas y relatos que hagan hincapié en el grado de deforestación ilegal en la región. Ella ha estado recolectando por años documentos, archivos de medios de comunicación e información geográfica sobre la tala de árboles, y la mayoría de ellos están almacenados en una vieja computadora que funciona con Windows en la oficina de la ONG donde ella trabaja. Mientras estaba diseñando un sitio web con relación a esta información, se dio cuenta de la importancia de ésta y se empezó a preocupar sobre su resguardo en caso de que su computadora sea dañada, especialmente si esto ocurre antes de tenga todo copiado al sitio web. Otros miembros de su organización a veces utilizan la computadora, de modo que ella desea saber cómo restituir sus archivos si alguien accidentalmente borra la carpeta que contiene su trabajo. Ella le pide a su sobrino Nikolai que la ayude a elaborar una estrategia vinculada a la creación y mantenimiento de una copia de seguridad o respaldo.

    ¿Qué aprenderás en este capitulo?

    • Cómo organizar y hacer un respaldo de tu información
    • Dónde debes almacenar tus respaldos o copias de seguridad
    • Cómo debes administrar de manera segura tus respaldos
    • Cómo recuperar archivos que han sido accidentalmente borrados

    Identificar y organizar tu información

    Aunque es evidentemente importante que des pasos para evitar desastres — asegurándote de que tu información está físicamente a salvo, libre de software malicioso (malware) y protegido por un buen cortafuegos (firewall) y contraseñas sólidas — eso no es suficiente. Simplemente existen demasiadas cosas que pueden salir mal, incluyendo ataques virales, piratas informáticos (hackers), cortocircuitos, picos de tensión eléctrica, derrames de agua, robo, confiscación, desmagnetización, problemas con el sistema operativo, fallos de hardware, para nombrar unos cuantos. El prepararse para el desastre es tan importante como defenderse de éste.

    Elena: Sé que un respaldo es importante, Nikolai, pero eso no significa que ¿Debería tener a alguien más que lo configure para mi? Es decir, ¿Tendré el tiempo, recursos y experiencia para hacer esto por mi cuenta?

    Nikolai: No te preocupes. El desarrollar un buen plan de creación de respaldo requiere un poco de reflexión, pero no toma mucho tiempo ni dinero. Y, comparado con perder toda tu información, muy difícilmente podrías llamarlo inconveniente, ¿correcto? Aparte de ello, el respaldo es definitivamente una de esas cosas que debes hacer tu mismo. A menos que la persona que te ayuda regularmente en la parte técnica sea extremadamente confiable y esté extremadamente informada sobre donde mantienes tu información digital, lo mejor es configurar las cosas por ti mismo.

    El primer paso para formular una política para el respaldo es imaginar dónde está localizada tu información personal y laboral. Tu correo electrónico - por ejemplo - puede estar almacenado en el servidor del proveedor de correo electrónico, en tu propia computadora, o en ambos lugares al mismo tiempo. Y, por supuesto, puedes tener muchas cuentas de correo electrónico. Además, existen importantes documentos en las computadoras que utilizas, las cuales pueden estar en la oficina o en tu domicilio. Hay agendas de direcciones, el historial de conversaciones y configuraciones personales de programas. También es posible que alguna información sea también almacenada en medios removibles, como memorias extraíbles USB, discos duros externos, CDs, DVDs, y viejos disquetes. Tu teléfono móvil tiene una lista de contactos y podría tener importantes mensajes de texto. Si tienes un sitio web, este podría contener una gran colección de artículos acumulados a lo largo de años de trabajo. Y, finalmente, no te olvides de tu información que no se halla en medios digitales, tales como agendas físicas, diarios y cartas.

    Luego, necesitas definir cuales de estos archivos son 'copias maestras', y cuales son duplicados. La copia maestra es generalmente la versión más actualizada de un archivo en particular o una colección de archivos y corresponde a un archivo que en realidad editarás si necesitas actualizar su contenido. Obviamente esta distinción no se aplica a archivos de los cuales tienes una única copia, pero es extremadamente importante para ciertos tipos de información. Una situación común de desastre es cuando sólo los duplicados de cada documento importante son respaldados, y la copia maestra en sí se perdió o destruyó antes que estos duplicados pudieran ser actualizados. Imagina, por ejemplo, que has estado trabajando por una semana mientras actualizabas la copia de determinada hoja de cálculo que mantienes en tu memoria extraíble USB. A estas alturas, deberías empezar a pensar en aquella como tu copia maestra, debido a que los respaldos de la versión desactualizada que se hallan en la computadora de la oficina ya no son útiles.

    Trata de anotar la ubicación física de todas tus copias maestras y de los duplicados de la información identificada anteriormente. Ello te ayudará a aclarar tus necesidades y empezar a definir una adecuada política de respaldos o copias de seguridad. El cuadro que hallamos a continuación es un ejemplo muy básico. Por supuesto, tu probablemente te percates que tu lista es mucho más extensa, y contiene algunos 'dispositivos de almacenamiento' con más de un 'tipo de dato' y algunos tipos de datos que se encuentran presentes en múltiples dispositivos.

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Documentos electrónicosCopia MaestraDisco duro de la computadoraOficina
    Unos cuantos documentos electrónicos importantesDuplicadoMemoria extraíble USBConmigo
    Bases de datos de aplicaciones (fotos, agenda de direcciones, calendario, etc.)Copia MaestraDisco duro de la computadoraOficina
    Unos cuantos documentos electrónicosDuplicadoCDsDomicilio
    Correo electrónico & contactos de correo electrónicoCopia MaestraCuenta de GmailInternet
    Mensajes de texto & contactos telefónicosCopia MaestraTeléfono móvilConmigo
    Documentos impresos (contratos, facturas, etc.)Copia MaestraCajón de escritorioOficina

    En el cuadro anterior, puedes apreciar que:

    • Los únicos documentos que sobrevivirían si falla el disco duro de tu computadora de tu oficina son los duplicados en tu memoria extraíble USB y las copias en CD en tu domicilio.
    • No tienes copias de tus mensajes de correo electrónico sin conexión o de tu agenda, de modo que si olvidas tu contraseña (o si alguien logra cambiarla maliciosamente), perderás acceso a ella.
    • No tienes copias de ningún dato de tu teléfono móvil.
    • No tienes duplicados, digitales o físicos, de documentos impresos tales como contratos y facturas.

    Definir una estrategia para tu respaldo

    Para hacer el respaldo de todos los datos listados anteriormente necesitarás una combinación de software y soluciones de proceso. Esencialmente debes asegurarte que cada tipo de datos sea almacenado en al menos dos lugares separados.

    Documentos electrónicos - Crea el respaldo completo de todos los documentos en tu computadora utilizando un programa como el Cobian Backup, el cual se detalla más adelante. Almacena el respaldo en algún dispositivo portátil de modo que puedas llevarlo a tu domicilio o a cualquier otro lugar seguro. Los discos duros externos, CD's / DVD's o memorias extraíbles son opciones posibles. Algunas personas utilizan CDs o DVDs ya que es menor el riesgo de sobrescribir los documentos o perder los respaldos.Los CDs en blanco pueden ser lo suficientemente baratos de modo que puedas utilizar uno nuevo cada vez que hagas un respaldo. Debido a que este tipo de datos a menudo contienen la información más sensible, es particularmente importante que protejas los respaldos de tus documentos electrónicos utilizando algún tipo de cifrado. Puedes aprender cómo hacerlo en el capítulo 4. Proteger los archivos sensibles en tu computadora y en la guía del TrueCrypt.

    Bases de datos de aplicaciones - Una vez que hayas determinado la ubicación de tus bases de datos de aplicaciones, puedes respaldarlas de la misma forma que los documentos electrónicos.

    Correo electrónico - En vez de ingresar a tu correo electrónico sólo a través de un navegador web, instala un cliente de correo electrónico como el Thunderbird y configúralo para funcionar con tu cuenta. La guía del Thunderbird te explica en detalle cómo hacerlo. La mayoría de los servicios de correo con interfaz web te proporcionarán instrucciones de cómo utilizar dichos programas y - a menudo - cómo importar tu dirección de correo electrónico a éste. Puedes aprender más sobre esto en la sección Lecturas Adicionales que viene más adelante. Si decides mover tus mensajes de correo electrónico viejos a tu computadora para que no sean guardados en el servidor (por razones de seguridad por ejemplo), asegúrate de incluirlos en el respaldo electrónico de documentos como se describe arriba.

    Contenidos de teléfono móvil - Para hacer un respaldo de los números telefónicos y mensajes de texto en tu teléfono móvil, puedes conectarlo a la computadora utilizando el software apropiado, el cual está normalmente disponible en el sitio web del fabricante de tu teléfono. Sin embargo, para esto puedes necesitar comprar un cable especial USB.

    Documentos impresos - Cuando sea posible, debes escanear todos tus documentos importantes, luego respaldarlos junto con tus otros documentos electrónicos como se explicó anteriormente.

    Al final debes haber dispuesto de manera diferente tus dispositivos de almacenamiento, tipos de datos y respaldos de manera que tu información sea más resistente al desastre:

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Documentos electrónicosCopia MaestraDisco duro de la computadoraOficina
    Documentos electrónicosDuplicadoCDsDomicilio
    Unos cuantos documentos electrónicos importantesDuplicadoMemoria extraíble USBConmigo

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Bases de datos de aplicacionesCopia MaestraDisco duro de la computadoraOficina
    Bases de datos de aplicacionesDuplicadoCDsDomicilio

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Correo electrónico & contactos de correo electrónico DuplicadoCuenta GmailInternet
    Correo electrónico y contactos de correo electrónicoCopia MaestraThunderbird en la computadora de la oficinaOficina

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Mensajes de texto y contactos en el teléfono móvilCopia MaestraTeléfono móvilConmigo
    Mensajes de texto y contactos en el teléfono móvilDuplicadoDisco duro de la computadoraOficina
    Mensajes de texto y contactos en el teléfono móvilDuplicadoRespaldo de la tarjeta SIMDomicilio

    Tipo de DatosCopia Maestra/DuplicadoDispositivo de AlmacenamientoUbicación
    Documentos impresosCopia MaestraCajón de escritorioOficina
    Documentos escaneadosDuplicadoCDsEn casa

    Elena: Sé de personas que guardan todos sus documentos importantes en Gmail, adjuntándolos a mensajes del tipo 'borrador' o correos electrónicos sí mismos. ¿Ello podría considerarse como una 'ubicación física secundaria' para mis archivos?

    Nikolai: Te podría ayudar a recuperarlos si pierdes uno o dos documentos muy importantes, pero es muy raro. Sinceramente, ¿cuántos documentos por semana estarías dispuesto a respaldar de esa forma? Además, debes considerar si dichos archivos adjuntos están seguros o no, especialmente si estás preocupada sobre si tu correo electrónico está siendo monitoreado. A menos que estés conectada de manera segura al Gmail, esto es como entregar tu información sensible en una bandeja de plata. El utilizar una conexión HTTPS para Gmail con el fin de respaldar pequeños volúmenes de TrueCrypt o archivos de bases de datos de KeePass sería muy seguro, debido a que estos se hallan cifrados, pero yo no te recomendaría esto como objetivo general de tu estrategia de respaldos.

    Crear un respaldo digital

    De los distintos tipos de datos que se discuten aquí, los 'documentos electrónicos' son de los que las personas tienden a preocuparse más cuando establecen una política de respaldo. Este término es algo ambiguo, pero generalmente se refiere a archivos de los cuales estás al tanto y que abres manualmente a través de un doble clic o utilizando algún programa en el menú de Archivo. Específicamente, incluye archivos de texto, documentos de procesador de textos, presentaciones, PDFs y hojas de cálculo, entre otros ejemplos. A diferencia de los mensajes de correo electrónico, por ejemplo, los documentos electrónicos generalmente no están sincronizados con copias remotas en la Internet.

    Cuando hagas el respaldo de tus documentos electrónicos debes recordar también respaldar las bases de datos de tus aplicaciones. Si utilizas una aplicación de calendario o una agenda electrónica, por ejemplo, necesitarás encontrar las carpetas en las cuales estos programas almacenan sus datos. Con suerte estas bases de datos estarán en la misma ubicación de tus documentos electrónicos, ya que a menudo se mantienen dentro de la carpeta Mis Documentos en una computadora con Windows. Sin embargo, si ese no es el caso, debes añadir las carpetas pertinentes a tu respaldo normal.

    Los correos electrónicos almacenados por una aplicación tal como el Thunderbird es un ejemplo especial de una base de datos de aplicación. Si utilizas un programa de correo electrónico — y especialmente si no puedes o no deseas almacenar una copia de tus mensajes en el servidor — entonces debes de todas maneras asegurarte que esta base de datos de correo electrónico se incluya en tu respaldo normal. Puedes considerar a las imágenes y archivos de video como documentos electrónicos o elementos dentro de una base de datos de aplicación, eso depende de cómo interactúas con ellos. Las aplicaciones tales como el Windows Media Player y el iTunes, por ejemplo, funcionan como bases de datos. Si utilizas programas como estos, debes buscar en tu disco duro para saber donde se almacenan los archivos multimedia existentes que ayudan a administrar.

    Dispositivos de almacenamiento

    Antes de hacer un respaldo de tus documentos electrónicos, debes decidir qué tipo de dispositivo de almacenamiento usarás.

    Memorias extraíbles USB - Estos dispositivos pueden ser baratos y ofrecer mayor capacidad de almacenamiento (memoria). Son fáciles de borrar o sobreescribir numerosas veces. Los USB tienen una vida útil, que depende en la forma o frecuencia de uso, pero se estima generalmente de 10 años.

    Discos Compactos (CDs) - Los CDs almacenan alrededor de 700 Megabytes (MB) de datos. Para crear un respaldo en CD necesitarás un quemador de CD y discos en blanco. Si deseas borrar un CD y actualizar los archivos almacenados en este, necesitarás tener un quemador de CD-RW y CDs regrabables. Todos los más difundidos sistemas operativos, incluyendo el Windows XP, ahora incluyen un software que puede grabar CDs y CD-RWs. Ten en cuenta que la información escrita en estos discos puede empezar a deteriorarse después de cinco o diez años. Si necesitas almacenar un respaldo por un tiempo mayor, tendrás que recrear ocasionalmente los CDs, comprar discos especiales de 'larga vida' o utilizar un método diferente de respaldo.

    Discos Digitales de Video (DVDs) - Los DVDs almacenan hasta 4.7 Gigabytes (GB) de datos. Funcionan en forma parecida a los CDs pero necesitan un equipo ligeramente más costoso. Necesitarás un quemador de DVD o un quemador de DVD-RW, y discos apropiados. Del mismo modo como los CD, los datos escritos en un DVD normal eventualmente empezarán a desvanecer.

    Servidor remoto - Un servidor de red de respaldo con buen mantenimiento puede tener una capacidad casi ilimitada, pero la velocidad y la estabilidad de tu propia conexión de Internet determinará si ésta es o no una opción realista. Ten en consideración que hacer un respaldo en un servidor en tu propia oficina, aunque más rápido que copiar información en la Internet, viola el requerimiento de mantener una copia de tus datos importantes en dos lugares físicos diferentes. Existen también servicios de almacenamiento gratuito en la Internet, pero siempre debes cifrar tus respaldos antes de subirlos a servidores a cargo de organizaciones o individuos a quienes no conoces o confías. Dirígete a la sección Lecturas Adicionales para ver algunos ejemplos.

    Software para hacer respaldos

    El Cobian Backup es una herramienta de fácil manejo que puede configurarse para funcionar automáticamente en periodos predeterminados, y para incluir sólo los archivos que han sido modificados desde la última creación de respaldo. Este también puede comprimir respaldos para hacerlos más pequeños.

    Parte Práctica: Empieza con la Guía del Cobian Backup

    Como siempre, es una buena idea cifrar tus archivos de respaldo utilizando una herramienta como el TrueCrypt. Más información sobre el cifrado de datos puede hallarse en el capítulo 4. Proteger los archivos sensibles en tu computadora.

    Parte Práctica: Empieza con la Guía del TrueCrypt

    Cuando estés utilizando estas herramientas para hacer respaldos, hay algunas cosas que puedes hacer para ayudar que el sistema de respaldo trabaje sin problemas:

    • Organiza los archivos en tu computadora. Trata de trasladar todas las carpetas que contienen documentos electrónicos que intentas respaldar a un solo lugar, tal como la carpeta Mis Documentos.
    • Si utilizas un software que almacena sus datos en una base de datos de aplicación, debes primero determinar la ubicación de dicha base de datos. Si no está en un lugar conveniente, infórmate si el programa te permite elegir una nueva ubicación para su base de datos. Si es posible, puedes colocar esta en la misma carpeta de tus documentos electrónicos.
    • Crea un horario regular para hacer tu respaldo.
    • Trata de establecer procedimientos para todo el personal en tu oficina que todavia no tiene una política confiable y segura de respaldos. Ayuda a tus compañeros/as de trabajo a entender la importancia de este tema.
    • Asegúrate de probar el proceso de recuperación de datos de tu respaldo o copia de seguridad. Recuerda, que al final, ¡es el proceso de restitución — no el procedimiento de respaldo — el que de veras te importa!

    Elena: Está bien, hice un respaldo cifrado mientras estaba en el trabajo, y lo grabé en un CD. El Cobian está programado para actualizar mi respaldo en unos cuantos días. Mi escritorio en el trabajo tiene un cajón con cerradura, y estoy pensando mantener los CDs de respaldo en este de modo que no se pierdan o rompan.

    Nikolai: ¿Qué sucedería si tu oficina se incendia? ¿La computadora, el escritorio, los CDs de respaldo y todo lo demás? O, ¿Qué ocurriría si tu sitio web es utilizado para planificar una gran manifestación ambientalista, las autoridades los combaten, las cosas se salen de las manos y la organización es allanada? Dudo mucho que tu pequeño candado del escritorio detenga a la policía de confiscar esos CDs. ¿Por qué no guardarlos en tu casa, o pedir a un amigo que te los guarde?

    Recuperarse de un borrado accidental de archivos

    Cuando borras un archivo en Windows, este desaparece de la vista, pero sus contenidos se mantienen en la computadora. Incluso después de que hayas vaciado tu Papelera de Reciclaje, la información de los archivos que has borrado pueden normalmente ser ubicados en el disco duro. Dirígete al capítulo6. Destruir información sensible para aprender más sobre esto. De vez en cuando, si accidentalmente borras un archivo o carpeta importante, esta vulnerabilidad de seguridad puede trabajar a tu favor. Existen numerosos programas que pueden restituir el acceso a tus recientemente borrados archivos, incluyendo un herramienta Recuva.

    Parte Práctica: Empieza con la Guía del Recuva

    Estas herramientas no siempre funcionan, debido a que Windows pudo haber escrito nuevos datos sobre tu información borrada. Por tanto es importante que utilices lo menos posible tu computadora en el tiempo entre el borrado del archivo y el intento de restituirlo con una herramienta como Recuva. Cuanto más tiempo utilices tu computadora antes de intentar recuperar el archivo, será menos probable que tengas éxito. Esto también significa que debes utilizar la versión portable de Recuva en lugar de instalarlo después de borrar un archivo importante. Instalar el programa requiere que escribas información nueva en el archivo del sistema, lo que probablemente sobrescribirá encima de los datos críticos que estás tratando de recuperar.

    Aunque puede parecer mucho trabajo el implementar las políticas y aprender a utilizar las herramientas descritas en este capítulo, el mantener tu estrategia de respaldo, una vez que tengas un sistema en pie, es mucho más fácil que configurarla por primera vez. Y dado que el respaldo puede ser el aspecto individual más importante de la seguridad de datos, puedes estar seguro que el esfuerzo de recorrer todo el proceso bien vale la pena.

    Lecturas Adicionales

    • Mayor información sobre el respaldo y la recuperación de datos puede hallarse en el capítulo Respaldo, Destrucción y Recuperación de Información del libro Seguridad Digital y Privacidad para Defensores de los Derecho Humanos.
    • Tenga en cuenta que realizar respaldos en línea implica nuevos riesgos. Como mínimo recuerde cifrar tu información sensible y de forma separada tu mismo/a antes de subirlo al servidor. Asumiendo que haces el paso anterior, existen servicios gratuitos de almacenamiento en línea que te proporcionan una forma conveniente de respaldo de tu información. Algunas opciones son Wuala, SpiderOak, Google Drive, tahoe-lafs.
    • Existe un excelente artículo sobre recuperación de datos en Wikipedia.